Nye eForms skærper kravene til udbudsbekendtgørelser
I oktober 2023 blev eForms indført som EU’s standard for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelser. Selvom eNotices teknisk set kan bruges frem til udgangen af januar 2024, skal ordregivere disponere efter eForms. Formatet påvirker struktur, datafelter og dokumentationsniveau, og fejl i udfyldelsen kan forsinke offentliggørelsen eller skabe uklarhed om betingelserne. Myndigheder og forsyningsvirksomheder bør derfor opdatere interne skabeloner og procedurer, så oplysninger registreres konsekvent på tværs af sager.
Det mest presserende er at kortlægge kriterier, udelukkelsesgrunde og sproghåndtering i udbudsmaterialet, så de kan spejles korrekt i eForms. Det indebærer også en juridisk kontrol af henvisninger til udbudsloven, så der er overensstemmelse mellem bekendtgørelsen, betingelserne og den dokumentation, som tilbudsgiverne skal fremlægge.
Egnethed, udvælgelse og udelukkelsesgrunde
I eForms oprettes hvert egnetheds- og udvælgelseskriterium som et selvstændigt felt med navn, indhold, beskrivelse og dokumentationskrav. Mindst ét kriterium skal udfyldes. Har ordregiver ingen kriterier, skal hver relevant kategori markeres som ikke anvendt i overensstemmelse med udbudsloven § 140. Den detaljerede struktur giver bedre transparens, men kræver præcis harmonisering med udbudsbetingelserne.
Der er desuden særskilte, obligatoriske felter til frivillige og obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ordregiver skal aktivt vælge alle relevante grunde og i beskrivelsesfeltet angive dansk ordlyd og den nødvendige dokumentation. Ved konkurs kan der eksempelvis henvises til udbudsloven § 137. En tydelig angivelse reducerer risikoen for misforståelser og efterfølgende afklaringsbehov.
Delkontrakter og sprogversioner
Strukturen i eForms indeholder som udgangspunkt en delkontraktgruppe (LOT-0001), der ikke kan slettes. Det betyder, at bekendtgørelsen vil indeholde et afsnit om delkontrakter, også når der kun udbydes én kontrakt. Hvis kontrakten ikke opdeles, bør dette noteres i feltet BT-300, så det fremgår utvetydigt.
Endelig understøtter eForms flere sprog. Ordregiver vælger selv sprog og indtaster teksten for hver version; der sker ingen automatisk oversættelse. Det er derfor afgørende at sikre indholdsmæssig overensstemmelse mellem versionerne og at afklare, hvilket sprog der er gældende ved uoverensstemmelser, for at undgå fortolkningstvister.
