Minkvirksomheder og følgeerhverv bør opbevare relevant dokumentation ud over de fem år, som bogføringsloven foreskriver. Adgang til data i eIndkomst og private lønsystemer kan ophøre efter fem år, og bevisbyrden for nedlukningserstatning ligger hos ansøger. Lang sagsbehandling og muligheden for genoptagelse forlænger behovet for sikker dokumentopbevaring.
Dokumentation og bevis
Dokumentation omfatter blandt andet regnskaber, interne opgørelser, lønoplysninger, kontrakter, forsikringsdokumenter og relevant korrespondance. Disse materialer udgør bevisgrundlaget for tab og forudsætninger og bør derfor sikres, eksporteres og arkiveres, før systemadgang udløber.
Når data i offentlige eller private systemer ikke længere er tilgængelige, kan det svække den bevismæssige position. Et struktureret kontrolspor og konsistent bilagshåndtering øger bevisværdien og minimerer risikoen for bevismæssige huller.
Af hensyn til forældelsesregler og bevisførelse anbefales det at kombinere eventuelle suspensionsaftaler med udvidet opbevaring, indtil erstatningssagen er endeligt afsluttet og frister for genoptagelse er udløbet. Det giver et robust grundlag for myndighedsbehandlingen og sikrer, at nødvendige oplysninger kan fremlægges.
