EU’s e-formularer for udbudsbekendtgørelser standardiserer offentliggørelsen på TED og ændrer den praktiske håndtering i nationale e-udbudssystemer. Gennemførelsesforordning (EU) 2019/1780 fastlægger 40 bekendtgørelsestyper, hvor særligt e-formularen “Konkurrencevilkår” anvendes til udbudsbekendtgørelser.
Formularerne indeholder nye felter til strategiske hensyn, blandt andet markering af grønne udbud og grønne indkøb via koderne BT-774 og BT-805, der knytter an til EU’s GPP-kriterier. Bilag til forordningen angiver, hvilke felter der er obligatoriske og valgfrie, hvilket styrer, hvad ordregivere som minimum skal oplyse.
Forordningen understøtter engangsprincippet: data bør genbruges på tværs af bekendtgørelser, tekniske specifikationer, tilbud, kontrakter og offentlige registre. Medlemsstaterne har betydelig frihed til at bestemme felternes rækkefølge og synlighed i systemerne, og e-formularerne bør i praksis genereres automatisk frem for at blive udfyldt manuelt.
Ordregivere bør nu sikre, at deres processer og systemer kan håndtere krav til struktur, genbrug og dokumentation. Følgende tiltag kan reducere fejl og administrative omkostninger:
- Mapning af obligatoriske/valgfrie felter og intern kvalitetssikring af data.
- Fast praksis for brug af GPP-kriterier og korrekt afrapportering af grønne elementer.
- Etablering af datakilder og integrationer, der muliggør automatisk udfyldelse.
- Bevidsthed om forskelle mellem national publicering og direkte indsendelse via eNotices2.
