Miljøstyrelsens TCO-værktøjer giver ordregivere et struktureret grundlag for at vurdere totaløkonomi og miljøpåvirkninger gennem hele levetiden for produkter og ydelser. Ved at koble omkostninger til eksempelvis energiforbrug og emissioner kan TCO anvendes som et sagligt og gennemsigtigt element i evalueringsmodellen, forudsat at kravene beskrives klart i udbudsmaterialet.
Anvendelse og udbudsretlige krav
Indledningsvist bør ordregiver afgrænse behov, relevante produktgrupper og datakilder. Det omfatter at definere, hvilke input leverandørerne skal afgive, og hvordan TCO-beregningen indgår i evalueringen. Krav og vægtning skal være klare og objektive, så tilbudsgivere kan tilpasse deres tilbud herefter.
De grundlæggende principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet kræver forudsigelighed i metoden. Ordregiver bør på forhånd beskrive beregningsmodellen, hvilke miljødata der anvendes (fx CO2-emissionsfaktorer), samt hvordan eventuelle eksterne miljøpåvirkninger indregnes. Dokumentation og sporbarhed i indtastede data er centrale for at kunne efterprøve evalueringen.
Typiske scenarier
Ved køb af computere kan TCO-modellen indsamle data om energiforbrug i drift, slumre og slukket tilstand samt knytte dette til standardiserede emissionsfaktorer. Resultatet giver et sammenligneligt billede af totaløkonomi og klimaeffekt på tværs af tilbud. Modellen forudsætter, at alle tilbud indeholder de samme typer verificérbare oplysninger.
For transportydelser kan TCO anvendes, når forventede kørte kilometer pr. køretøj kan angives. Emissioner kan beregnes med VECTO, SORT eller WLTP-data, alternativt ved dokumenterede målinger. Tilsvarende kan belysningsindkøb vurderes ved at kombinere investeringsomkostninger (armaturer og lyskilder) med driftsparametre som effekt, levetid og udskiftningsomkostninger. På tværs af disse indkøb tydeliggør værktøjerne de samlede omkostninger og miljøvirkninger over brugsperioden.
Praktiske anbefalinger
TCO-værktøjer fungerer bedst, når datakrav og beregningsforudsætninger er ensartede og proportionale. Ordregiver bør sikre, at metoden ikke indirekte favoriserer bestemte teknologier eller leverandører, og at alternative dokumentationstyper er accepteret, hvor det er sagligt.
Når TCO anvendes som en del af tildelingsmodellen, bør vægtningen mellem pris, TCO og øvrige kvalitetskriterier fremgå utvetydigt. Det reducerer klagerisiko og styrker efterprøveligheden, hvis der senere opstår spørgsmål til evalueringen. Følgende greb kan understøtte en robust proces:
- Fastlæg klare inputfelter og enhedskrav til data, så tilbud kan sammenlignes direkte.
- Beskriv beregningsmodellen og eventuelle standardfaktorer eksplicit i udbudsmaterialet.
- Gennemfør plausibilitetskontrol og stikprøver af leverandørdata.
- Dokumentér alle forudsætninger og mellemregninger for at sikre sporbarhed.
