Klagenævnet for Udbud har præciseret rækkevidden af adgangen til udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse efter udbudsloven § 80, stk. 1, nr. 1. Nævnet accepterede både en otte måneders pause før realitetsforhandlinger og et næsten toårigt forløb, når proportionalitetsprincippet er respekteret, og afviste, at ordregiver kunstigt havde indsnævret konkurrencen.
Rammer og forløb
Efter to udbud uden indkomne tilbud valgte ordregiver at overgå til forhandling. Reelle forhandlinger med én leverandør blev først indledt otte måneder efter den seneste tilbudsfrist og forløb over cirka to år med flere møder, hvorefter der blev indgået en rammeaftale. Klager gjorde gældende, at både tidsrummet frem til forhandlingsstart og den samlede forhandlingsperiode var uproportionale, samt at ordregivers krav unødigt havde begrænset konkurrencen.
Indsigelserne byggede på, at markedsforhold og prisniveauer kunne have ændret sig væsentligt undervejs, og at et nyt udbud derfor kunne have tiltrukket yderligere konkurrence. Klager mente endvidere, at kravspecifikationen i sig selv afskar potentielle tilbudsgivere.
Klagenævnets vurdering
Nævnet udtalte, at udtrykket “i forbindelse med” i udbudsloven § 80 knytter proceduren til det foregående udbud uden at fastsætte et bestemt tidspunkt for forhandlingsstart. En pligt til straks at indlede forhandlinger ville stride mod behovet for planlægning, valg af forhandlingsmodpart og en formel beslutning om at overgå til forhandling. Den otte måneders overgang blev derfor anset for rimelig.
Med hensyn til forhandlingsperiodens længde fastslog nævnet, at loven ikke opstiller tidsgrænser. Længden skal vurderes konkret efter proportionalitetsprincippet i lyset af ydelsens karakter og begrundelsen for at bruge forhandling. I den konkrete sag var perioden ikke uproportional. Nævnet afviste også, at ordregiver kunstigt havde indsnævret konkurrencen: Kravene var saglige og proportionale, og processen bar præg af markedsafdækning og tilpasninger med henblik på at fremme effektiv konkurrence. Ordregiver har desuden et sagligt skøn til at fastsætte tekniske specifikationer.
Kendelsen kan læses hos Klagenævnet for Udbud.
Praktiske implikationer
Afgørelsen understreger to praktiske hovedpunkter. For det første er der ikke en fast frist for at starte realitetsforhandlinger, men dokumentation for planlægning, beslutningsgrundlag og valg af modpart er afgørende. For det andet er lange forløb ikke ulovlige i sig selv, men skal løbende holdes op mod proportionalitet og markedets udvikling.
Ordregivere bør derfor sikre robust dokumentation for markedsdialog, kravtilpasninger og fravalgsbegrundelser samt overveje periodiske markedschecks ved længere forløb. En klar strategi for, hvordan ændrede pris- og leveringsvilkår håndteres under forhandlingen, vil styrke efterlevelsen af de grundlæggende principper i udbudsloven § 2. Link til kendelsen: Klagenævnet for Udbud.
