Lempet begrundelse under afsnit IV starter klagefristen

Klagenævnet for Udbud har i en kendelse fra april 2025 præciseret, at ved tilbudsindhentning efter udbudslovens afsnit IV udløses 45-dages fristen i klagenævnsloven, når ordregiver underretter de berørte tilbudsgivere, selv om underretningen alene indeholder pointfordelingen. Den detaljerede begrundelse, der kendes fra udbud omfattet af afsnit II og III, er ikke en forudsætning for, at fristen begynder at løbe. Afgørelsen skærper betydningen af den første underretning og lægger risikoen for passivitet hos tilbudsgiverne, som derfor må agere hurtigt, hvis de ønsker at få prøvet tildelingsbeslutningen ved Klagenævnet.

Sagen angik et indkøb af en it-ydelse (MDR-service) udbudt efter afsnit IV. Tre virksomheder afgav tilbud, og ordregiver besluttede at tildele kontrakten til en konkurrent. Den forbigåede tilbudsgiver modtog underretning med oplysning om tildelte point pr. underkriterium og indgav kort efter en indsigelse til ordregiver. Ordregiver oplyste, at kontrakten endnu ikke var underskrevet, men indgik efterfølgende kontrakt. Derpå fulgte en længere korrespondance. Først flere måneder senere blev der klaget til Klagenævnet, som afviste klagen som for sen, fordi fristen allerede var startet ved den oprindelige underretning.

Retsgrundlag og forskel til afsnit II og III

Efter klagenævnsloven § 7, stk. 4, nr. 1, skal klage over brud på reglerne for afsnit IV og tilbudsloven indgives senest 45 kalenderdage fra dagen efter underretningen, hvis underretningen indeholder en begrundelse. Forarbejderne præciserer, at denne begrundelse ikke skal opfylde udbudslovens § 171, stk. 4. For udbud omfattet af afsnit II og III kræves der derimod oplysning om det vindende tilbuds relevante karakteristika og fordele sammenholdt med det forbigåede tilbud, ud over identiteten på den valgte tilbudsgiver. Punktvis pointoplysning er i den sammenhæng utilstrækkelig.

Klagenævnet fandt, at en underretning, der alene angav pointfordelingen på underkriterierne, var tilstrækkelig til at starte fristen under afsnit IV. En efterfølgende dialog mellem parterne ændrer ikke herpå, og en intern klage til ordregiver afbryder ikke fristen. Nævnet henviste tillige til standarden om den rimeligt oplyste og påpasselige tilbudsgiver. Endelig bemærkede nævnet, at prøvelse af god forvaltningsskik falder uden for dets kompetence, jf. klagenævnsloven § 10, stk. 1.

For ordregivere betyder kendelsen, at en enkel og hurtig underretning med pointfordeling kan være tilstrækkelig til at udløse fristregimet under afsnit IV. Det kan være hensigtsmæssigt at supplere med kort begrundelse, hvis det kan forebygge tvister, men det er ikke et krav. For tilbudsgivere forstærker afgørelsen behovet for at overvåge frister, sikre intern beslutningsgang og indhente supplerende oplysninger om evalueringen uden at afvente udfaldet af en dialog med ordregiver.

Følgende punkter kan hjælpe ordregivere og tilbudsgivere med at tilrettelægge praksis og sikre rettidig adfærd i sager om afsnit IV:

• Regn fristen fra første underretning med point, når der er tale om afsnit IV.
• Fremsend mindst pointfordeling, hvis ordregiver vil udløse fristen; mere kan gives efter anmodning.
• Indgiv klage til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage; indsigelser til ordregiver stopper ikke fristen.
• Vurder hurtigt, om underretningen giver tilstrækkeligt grundlag for klage, og anmod straks om yderligere begrundelse, hvis det behøves.
• Hold skarpt skel mellem reglerne i afsnit II/III og afsnit IV, da begrundelsesniveauet og risikofordelingen er forskellig.
• Dokumentér alle tidsstempler for modtagelse af underretninger og opkvalificér interne processer for hurtig klageafgørelse.