Klagenævnet for Udbud har annulleret tildelingsbeslutningerne på SKI’s rammeaftale om computere og it-tilbehør, fordi SKI ikke efterlevede en selvpåtagen pligt til at kontrollere E-kataloget inden kontraktunderskrivelse. Flertallet fandt, at dette indebar, at det vindende tilbud skulle afvises som ukonditionsmæssigt, idet flere produkter ikke opfyldte mindstekrav. Nævnet konstaterede samtidig, at SKI forlængede tilbudsfristen efter udløb i strid med udbudsloven, men uden konkret indvirkning på konkurrencen og derfor uden selvstændig annullationsvirkning. Kendelsen præciserer, at ordregivere kan binde sig til forudgående kontrol, selv ved rene priskonkurrencer uden kvalitativ evaluering, og at sådanne krav skal efterleves konsekvent.
Sagens baggrund
SKI udbød en rammeaftale under udbudslovens afsnit II, opdelt i to delaftaler med én leverandør per delaftale. Efter flere fristforlængelser blev en ændringsbekendtgørelse indsendt til EU’s publikationskontor dagen efter den oprindelige frists udløb. Comm2IG blev tildelt aftalerne, mens Dustin – der selv havde indleveret ukonditionsmæssige tilbud – indgav klage med bl.a. anbringender om fristforlængelsens ulovlighed og den vindende tilbudsgivers ukonditionsmæssighed.
Udbudsbetingelserne krævede, at vinderen oprettede et af SKI godkendt E-katalog før rammeaftalens ikrafttræden, og at SKI “forbeholdt sig retten” til først at indgå aftalen efter godkendelse. Klager gjorde gældende, at disse vilkår etablerede en kontrolforpligtelse, der – hvis den var udført – ville have afsløret, at flere tilbudte produkter ikke levede op til mindstekravene.
Flertallets begrundelse
Nævnet lagde til grund, at udbudslovens § 93, stk. 3, kræver, at frister angives i bekendtgørelsen, og at forlængelser offentliggøres som rettelser inden fristens udløb. Ved at fremsende ændringsbekendtgørelsen efter fristens udløb handlede SKI i strid med principperne i § 2. Dette forhold medførte dog ikke i sig selv annullation i den konkrete sag.
Om konditionsmæssigheden udtalte flertallet (3-1), at udbuddet ganske vist var en priskonkurrence, hvor ordregiver normalt ikke har pligt til at kontrollere opfyldelsen af mindstekrav. Men formuleringerne om godkendelse af E-kataloget indebar en forudgående kontrol pligt, som ikke kunne omgås. Da E-kataloget dokumenterede manglende opfyldelse af mindstekrav, skulle tilbuddet have været afvist, og tildelingsbeslutningerne blev derfor annulleret.
Praktiske konsekvenser
Kendelsen ændrer ikke hovedreglen: Ordregiver har som udgangspunkt ikke pligt til at efterprøve rigtigheden af oplysninger i et tilbud, medmindre udbudsbetingelserne foreskriver det. Men hvor ordregiver formulerer godkendelses- eller kontrolkrav før kontrakt, skabes en retlig forpligtelse til faktisk kontrol og reaktion på konstateret ukonditionsmæssighed.
Ordregivere bør også reagere på efterfølgende og troværdig viden om manglende opfyldelse, der kommer frem før underskrivelsen. Kendelsen kan læses i sin helhed hos Klagenævnet for Udbud her.
Tilrettelæg udbudsmaterialet og processer med fokus på disse hovedpunkter:
- Undgå ufrivillige kontrolforpligtelser ved præcise formuleringer om godkendelser før kontrakt.
- Sikr rettidig offentliggørelse af fristforlængelser gennem korrekt ændringsbekendtgørelse.
- Etabler en klar procedureregel for håndtering af nye oplysninger om mindstekrav før underskrift.
