Klagenævnet for Udbud har godkendt, at Den Selvejende Institution Rebæk Søpark Kollegiet afviste Holmsgaard A/S’ tilbud som unormalt lavt i en udbudsproces om bygherrerådgivning. Tre af de krævede medarbejderkategorier var prissat til én krone i timen, og forklaringen bag prisniveauet overbeviste ikke nævnet om, at prisen afspejlede den faktiske opgaveløsning.

Sagens kerne

Udbuddet anvendte pris-kvalitet som tildelingskriterium, hvor prisdelen blev målt på timepriser for bestemte kategorier af medarbejdere. Ordregiver vurderede, at den meget lave pris gav incitament til at anvende dyrere profiler end dem, der var prissat, eller alternativt medarbejdere med mindre relevant erfaring, hvilket kunne påvirke kvalitet og tidsforbrug.

Tilbudsgiver gjorde gældende, at der ikke var pligt til at stille med netop de kategorier, og at lave priser derfor ikke var unormale. De oplyste desuden, at væsentlige dele af arbejdet var tiltænkt udført af andre faggrupper, som ikke var prisfastsat i tilbudslisten.

Klagenævnets vurdering

Nævnet slog fast, at ordregiver kan og skal indhente forklaring ved mistanke om unormalt lavt tilbud og kan afvise, hvis forklaringen ikke er tilfredsstillende. I denne sag viste redegørelsen, at de prissatte kategorier ikke svarede til den forventede bemanding, og at de reelle omkostninger derfor ikke fremgik af prisarkene. Dermed var der grundlag for afvisning.

Nævnet præciserede også, at det ikke udelukker afvisning, at udbudsbetingelserne tillod, at blanke eller nulprissatte felter kunne anses som bindende til 0 kr. En pris på 1 kr. kan fortsat vurderes som unormalt lav, hvis den ikke kan forklares på en troværdig og driftsmæssigt holdbar måde.

Praktiske implikationer

For ordregivere understreger kendelsen pligten til at undersøge, dokumentere og begrunde afvisning af unormalt lave tilbud. For tilbudsgivere er læren, at prisark, bemandingsplan og den faktiske leverancemodel skal være konsistente; generelle henvisninger til markedsstrategi er utilstrækkelige uden operationel sammenhæng.

Kendelsen peger endvidere på vigtigheden af gennemtænkte evalueringsmodeller. Modeller baseret på specifikke medarbejderkategorier kræver, at tilbudsgivere kan indplacere deres bemanding uden at forvrænge de reelle omkostninger. Læs kendelsen på Klagenævnets hjemmeside: Holmsgaard A/S mod Den Selvejende Institution Rebæk Søpark Kollegiet.