Klagenævnet for Udbud har stadfæstet, at en ordregiver lovligt kunne afvise et tilbud som ukonditionsmæssigt, fordi tilbudslisten ikke var fuldt udfyldt. Den konkrete sag vedrørte en rammeaftale om levering af laserkassetteprintere til de fem regioner, hvor en tilbudsgiver undlod at angive pris for en option om reservedelsforsikring for reservedele og komponenter under 15.000 kr. Kravet om udfyldelse af alle prisfelter gjaldt, selv om leverandøren anså posten for irrelevant for sit tilbud.
Kendelsen og begrundelsen
Klagenævnet lagde vægt på, at ordregiver skal håndhæve egne udbudsbetingelser strengt. Udbudsmaterialet angav, at alle optioner skulle prissættes separat i tilbudslisten, og at samtlige relevante felter skulle udfyldes for, at et tilbud kunne tages i betragtning. Formuleringen om “prisfelter der gives tilbud på” fritog ikke tilbudsgiver fra at prissætte en ydelse, som materialet klart forpligtede til at tilbyde. Den manglende pris gjorde derfor tilbuddet ukonditionsmæssigt.
Nævnet fandt desuden, at vilkårene var tilstrækkeligt klare for en normalt påpasselig tilbudsgiver. Der var ikke grundlag for at antage, at ordregiver skulle kapitalisere den tomme post til 0 kr. uden udtrykkeligt grundlag i materialet. Klagen blev ikke taget til følge.
Praktiske implikationer for parterne
For ordregivere viser afgørelsen, at klare formkrav i tilbudslisten kan og bør håndhæves, men også at stramme konditionskrav øger risikoen for afvisning af i øvrigt konkurrencedygtige tilbud. Hvis fleksibilitet ønskes, bør materialet eksplicit beskrive, om og hvordan manglende prissætning kan kapitaliseres til nul.
For tilbudsgivere understreger kendelsen nødvendigheden af at udfylde alle prisfelter, herunder optioner, også når en ydelse forekommer irrelevant. Hvor ydelsen faktisk ikke tilbydes, bør feltet udfyldes i overensstemmelse med materialets anvisninger, eksempelvis ved at angive nulpris, hvis det er tilladt. Undladelse medfører en betydelig afvisningsrisiko.
Kendelsen kan læses hos Klagenævnet for Udbud her.
