Uklar beskrivelse af fremgangsmåden for evalueringen af tilbudte rabatter førte til annullation af tildelingsbeslutning

Klagenævnet for Udbud har annulleret en tildelingsbeslutning, fordi ordregiver anvendte en rabatmodel på en måde, der ikke stemte med beskrivelsen i udbudsmaterialet. Modellen for samlerabat ved tildeling af flere delaftaler var uklart formuleret og blev ikke konsekvent indregnet under evalueringen. Det udgjorde brud på udbudslovens principper om gennemsigtighed og ligebehandling samt § 160 om krav til evalueringsmodeller.

Klagenævnets begrundelse

Udbudsbetingelserne angav, at delkontrakterne skulle tildeles den eller de tilbudsgivere, som samlet gav det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Efter ordlyden måtte evalueringen forstås sådan, at hvert tilbud på de enkelte delaftaler skulle vurderes særskilt, hvorefter en samlet pointsum afgjorde, hvem der skulle tildeles flere delaftaler.

Ordregiver indregnede imidlertid kun den tilbudte rabatsats ved evalueringen af den ene delaftale. Klagenævnet lagde til grund, at hvis rabatten var blevet anvendt på begge delaftaler, ville en anden tilbudsgiver have opnået den højeste samlede score. Dermed var tildelingen ikke foretaget i overensstemmelse med den beskrevne fremgangsmåde, hvilket stred mod udbudslovens § 2 og § 160.

Praktiske anbefalinger ved rabatmodeller

Samlerabatter og kombinationsrabatter kan understøtte effektiv konkurrence ved flerstrengede udbud, men forudsætter klare regler for, hvornår og hvordan rabatterne udløses og indgår i pointberegningen. Beskrivelsen skal være præcis og operativ, så tilbudsgivere kan forudsige evalueringen.

Komplekse varianter med flere delaftaler og forskellige rabatniveauer kræver særlig omhu. Ordregivere bør sikre, at modellen både sprogligt og matematisk afspejler den ønskede tildelingslogik, og at den anvendes ensartet på alle relevante scenarier.

Følgende tiltag kan reducere risikoen for annullation:

1. Gennemfør scenarietest af evalueringsmodellen før offentliggørelse for at validere udfald.
2. Beskriv entydigt, på hvilke delaftaler rabatter indregnes, og i hvilken rækkefølge beregninger foretages.
3. Indsæt eksempler med tal, der illustrerer rabatternes effekt på points og tildeling.
4. Dokumentér den faktisk anvendte beregningsmetode i evalueringsnotatet og underretningen.
5. Undgå ex post-tilpasninger; anvend modellen præcis som beskrevet i udbudsmaterialet.

Afgørelsen kan læses hos Klagenævnet for Udbud her.