Hasteprocedure kun i undtagelsestilfælde
Klagenævnet for Udbud præciserer, at hasteproceduren efter Udbudsloven § 57, stk. 5, er en undtagelse og ikke må blive standard. En forkortelse af tilbudsfristen fra 30 til 15 dage kræver en konkret, saglig og præcis begrundelse for både det akutte behov og den valgte fristlængde. En generel henvisning til driftsmæssige forhold, som fx begrænset oplagsplads, er ikke tilstrækkelig uden nærmere dokumentation og proportionalitetsvurdering.
I den konkrete sag havde ordregiver anvendt hasteproceduren i flere tilbagevendende udbud. Nævnet lagde vægt på gentagelsen og bemærkede, at selv hvis en første anvendelse kunne være berettiget, følger der heraf ikke en generel adgang til at bruge proceduren fremover. Anvendelsen blev derfor anset som uberettiget. Nævnet undlod dog at annullere, bl.a. fordi formålet var at få klarlagt grænserne, og vinderen ville opretholde sit tilbud.
Retlig interesse for vindende tilbudsgiver
Kendelsen fastslår, at også en vindende tilbudsgiver kan have retlig interesse i at klage. Det gælder især, hvor der er tale om tilbagevendende udbud, og ordregiver har tilkendegivet mulig gentagen brug af hasteproceduren. Retlig interesse knytter sig således ikke kun til et aktuelt økonomisk tab, men også til et reelt behov for fremadrettet klarhed og fair konkurrencevilkår.
Processuelt er det en vigtig markering af klageadgangen i udbudssager: Tilbudsgivere kan søge prøvelse af rammevilkår, der påvirker deres mulighed for at afgive konkurrencedygtige tilbud, herunder hvor en forkortet frist vanskeliggør kalkulation og dokumentation.
Praktiske implikationer for ordregivere
Ordregivere bør kun vælge hasteproceduren, når der foreligger ekstraordinære omstændigheder, og altid kunne dokumentere, hvorfor netop den forkortede frist er nødvendig og proportional. En planlagt eller tilbagevendende opgave kan sjældent begrunde brugen af undtagelsen.
Manglende hjemmel eller utilstrækkelig begrundelse øger risikoen for annullation af tildelingsbeslutningen og procesøkonomiske tab. En grundig sagsoplysning og sporbar begrundelse i udbudsmaterialet er derfor afgørende.
Følgende tiltag kan reducere risikoen for fejl ved forkortede frister:
- Dokumentér de konkrete, akutte forhold og hvorfor almindelige frister ikke kan overholdes.
- Begrund valg af præcis fristlængde og vis proportionalitet mellem behov og indgreb.
- Undgå rutinemæssig brug ved tilbagevendende opgaver; planlæg i stedet rettidigt.
- Synliggør vurderingerne i udbudsbekendtgørelse og materialet, så gennemsigtighedsprincippet iagttages.
Kendelsen kan læses hos Nævnenes Hus: Klagenævnet for Udbud.
