Fra 25. oktober 2023 er e-formularer obligatoriske ved offentliggørelse af EU-udbud på TED. Skiftet fra fritekst til strukturerede data betyder, at ordregivere skal arbejde mere systematisk med udbudsinformation. Korrekt brug er afgørende for rets- og procesøkonomi: manglende efterlevelse kan udløse formelle fejl, forsinkelser og risiko for klagesager.
Væsentlige nyheder i eForms
eForms introducerer standardiserede felter, der forbedrer datakvalitet og sammenlignelighed på tværs af EU. Det skærper samtidig kravene til præcision og intern kvalitetssikring hos ordregivere.
De centrale tilføjelser, som kræver særlig opmærksomhed, er blandt andet:
- Maksimal værdi på rammeaftaler og eventuelle delkontrakter kan og bør angives som loft.
- EU-støtte skal registreres via relevante program- og projektkoder.
- Grønne udbud markeres eksplicit, når miljø- og bæredygtighedskriterier indgår.
eForms er en del af TED 2.0. Selvom der er rapporteret it-fejl i overgangsfasen, forventes fuld etablering efter overgangsperiodens udløb. Ordregivere bør derfor planlægge med faste arbejdsgange for korrekt dataudfyldelse og opdaterede interne tjeklister.
Praktiske konsekvenser
Ordregivere bør opdatere skabeloner, uddanne medarbejdere og sikre, at egne udbudsværktøjer kan eksportere og validere data i eForms-format. Governance omkring datakvalitet, herunder dokumentation af beregning af maksimal værdi, angivelse af delkontrakter og identifikation af grønne kriterier, bør forankres i udbudsstrategien.
Det anbefales at anvende Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, som giver trin-for-trin overblik over felter og anvendelsesscenarier. Se vejledningen hos Kfst: E-formularer – Vejledning og opslagsværk. Dette reducerer risikoen for mangler i bekendtgørelser, styrker gennemsigtigheden og understøtter lovmedholdelig gennemførelse af udbud.
