Klagenævnet for Udbud har godkendt, at en ordregiver lovligt kunne anvende udbud med forhandling og indgå en 10-årig kontrakt om produktion og levering af nummerplader. Kontrakten blev kvalificeret som en almindelig offentlig kontrakt – ikke en rammeaftale – selv om leverancer løbende blev bestilt via en fastlagt bestillingsprocedure. Afgørende momenter var opgavens kompleksitet, krav om it-integration til Dansk Motor Register (DMR), særlige vilkår om sikkerhedslager og prisregulering samt, at alle væsentlige vilkår var bindende fastsat i kontrakten.
Udbud med forhandling: retligt grundlag og bevis
Klagenævnet accepterede, at betingelserne for forhandling var opfyldt, bl.a. efter udbudslovens § 61, stk. 1, litra a og c. Ordregiver havde dokumenteret et sagligt behov for dialog om tilpasning af løsninger og håndtering af særlige kontraktforhold, som ikke kunne afklares fuldt ud i et traditionelt udbud uden forhandling. Forudgående markedsdialog understøttede, at prisfastsættelse, prisregulering, logistik og it-integration krævede gensidig afklaring for at sikre konkurrencedygtige og sammenlignelige tilbud.
Det talte yderligere for forhandling, at produktion af nummerplader ikke er en hyldevare, men forudsætter opbygning og tilpasning af produktions- og distributionskapacitet samt systemkobling til DMR. Ordregiver havde endvidere erfaring med et tidligere udbud, hvor en mere restriktiv tilgang gav utilfredsstillende konkurrence. Nævnet lagde vægt på, at forhandlingsprocessen var målrettet og begrundet i kontraktens særlige omstændigheder.
Kontrakt eller rammeaftale: afgørende momenter
Efter udbudslovens § 24 defineres en offentlig kontrakt som en gensidigt forpligtende aftale om levering af ydelser/varer, mens en rammeaftale fastsætter vilkår for senere kontrakter. Nævnet fandt, at den omtvistede aftale fra kontraktstart placerede hele opgaven hos én leverandør på bindende enhedspriser og med klare forpligtelser, herunder overtagelse og drift af sikkerhedslager samt landsdækkende levering.
Ordregiver forpligtede sig samtidig til at købe alle nummerplader og tilknyttede ydelser hos leverandøren. Den løbende bestilling ændrede ikke kontraktens karakter, fordi proceduren og vilkårene for ordreafgivelse var endeligt reguleret i kontrakten og ikke indebar tildeling af nye kontrakter. Usikkerhed om mængder og behov for lang implementering – bl.a. grundet DMR-integration og produktionsetablering – kunne derfor forenes med en almindelig kontrakt og begrundede den længere varighed.
Praktiske implikationer for ordregivere
Kendelsen tydeliggør, hvordan ordregivere kan tilrettelægge både procedurevalg og kontraktgrundlag ved komplekse indkøb:
- Dokumentér markedsdialog og behov for forhandling, herunder hvorfor visse vilkår ikke kan fastlåses uden dialog.
- Fastlæg bindende vilkår om leverings- og købsforpligtelser, prisstruktur, lager og distribution allerede i kontrakten.
- Beskriv bestillingsproceduren klart, så ordreafgivelse er kontraktens gennemførelse – ikke nye tildelinger.
- Begrund kontraktens varighed sagligt, fx ved it-integration, implementeringsbehov og forsyningssikkerhed.
