Klagenævnet for Udbud har annulleret Aarhus Kommunes tildelingsbeslutning, fordi rammeaftalens maksimale værdi eller mængde ikke var angivet klart i udbudsbekendtgørelsen eller øvrigt materiale. Kendelsen bekræfter, at fraværet af et fast loft er en væsentlig overtrædelse af udbudsreglerne, som udgangspunkt medfører annullation, når ordregiver ikke kan bevise, at potentielle tilbudsgivere ikke blev afholdt fra at byde.
Retlig ramme og kernespørgsmål
Med henvisning til EU-Domstolens dom i C-23/20, Simonsen og Weel, fastslår Klagenævnet, at ordregiver skal angive både den anslåede mængde eller værdi og en maksimal mængde eller maksimal samlet værdi for en rammeaftale. Den anslåede værdi skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen, mens maksimum kan angives dér eller andetsteds i materialet, forudsat at oplysningen er klar og entydig for tilbudsgiverne.
Kravet har praktisk betydning for konkurrence og risikovurdering. Uden et tydeligt loft kan tilbudsgiverne ikke vurdere kapacitetsbehov, prisstrategi og forsyningsrisiko, hvilket strider mod ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i udbudsloven § 2.
Klagenævnets begrundelse
I bekendtgørelsen var den samlede anslåede værdi angivet i punkt II.1.5, mens punkt II.2.6 indeholdt 17 mio. kr., som efter materialet måtte forstås som et årligt forbrug. Ingen steder var der anført et udtrykkeligt maksimum for rammeaftalens samlede udnyttelse. Dermed var der ikke fikseret en øvre grænse for forpligtelsernes omfang.
Klagenævnet fandt derfor, at ordregiver handlede i strid med udbudsloven § 2. Forsøg på efterfølgende at "rette" forholdet ved at begrænse udnyttelsen kontraktuelt blev afvist, fordi udbudsprocessen anses for afsluttet ved kontraktindgåelse. Kendelsen kan læses hos Klagenævnet for Udbud: Mediq Danmark A/S mod Aarhus Kommune.
Praktiske implikationer
Kendelsen illustrerer, at konsekvensen af mangelfuld udfyldelse af standardformularens felter er skarp. I modsætning til kendelsen Netcompany mod Arbejdstilsynet, hvor II.2.6 var udfyldt som et samlet maksimum for rammeaftalens varighed, manglede Aarhus Kommune et klart loft og måtte tåle annullation. Se Netcompany A/S mod Arbejdstilsynet.
Ordregivere bør derfor sikre konsistens mellem udbudsbekendtgørelsens II.1.5 (anslået værdi) og II.2.6 (samlet maksimum) samt mellem bekendtgørelse og udbudsbetingelser. Følgende kontrolpunkter kan reducere risikoen for klage og annullation:
- Angiv den anslåede værdi i II.1.5 og et samlet maksimum for hele løbetiden i II.2.6.
- Afstem beløbene med kontraktens varighed, optioner og forventet udnyttelse.
- Sørg for, at øvrige dokumenter ikke skaber tvivl om, at der er et bindende loft.
- Overvej særskilt håndtering ved dynamiske indkøbssystemer, hvor praksis tilsiger et samlet maksimum.
Kendelsen bekræfter en klar kurs: Manglende maksimum fører som udgangspunkt til annullation, med mindre ordregiver kan løfte en tung bevisbyrde for, at fejlen ikke påvirkede konkurrencen. Det er sjældent tilfældet, hvorfor korrekt og konsistent angivelse af både anslået værdi og maksimum bør være en standarddel af udbudsstrategien.
