Civilstyrelsen fører tilsyn med de fleste almennyttige fonde og anmoder jævnligt om regnskaber og oplysninger om fx reelle ejere, bundne og disponible midler, mellemregninger, uddelinger og vederlag. Det kan være ressourcekrævende at svare, men svarpligten forudsætter, at fonden faktisk er omfattet af lov om fonde og visse foreninger. Vurderingen af tilsynets kompetence bør derfor komme før en omfattende besvarelse. Bestyrelsen bør afklare fondens status og sikre, at der er klar hjemmel til de ønskede oplysninger, før der igangsættes indsamling af materiale fra revisor og administration.
Afgrænsning af tilsynets kompetence
Ved anmeldelse registrerer Civilstyrelsen fondens vedtægt eller fundats, men myndigheden tager som udgangspunkt ikke stilling til, om fonden er gyldigt stiftet eller omfattet af fondsloven. Breve fra tilsynet kan derfor være sendt uden forudgående materiel afklaring af hjemmelsgrundlaget.
Efter almindelige forvaltningsretlige principper skal Civilstyrelsen have lovhjemmel til at kræve oplysninger. Er fonden ikke omfattet, foreligger der ingen pligt til at besvare tilsynets spørgsmål. Er fonden omfattet fuldt ud, kan myndigheden rette henvendelse til bestyrelse, revisor og andre med kendskab til forholdene.
Hvornår er en fond omfattet af fondsloven
En organisation er omfattet af fondsloven, når en række kumulative betingelser er opfyldt. Betingelserne knytter sig til kapitalgrundlag, uafhængig ledelse, varigt og specificeret formål samt endelig udskillelse af formuen fra stifteren.
Efter praksis kan følgende kriterier anvendes som afsæt for vurderingen:
- Aktiver på mindst 1 mio. kr.
- Irreversibel udskillelse af formuen fra stifterens formue.
- Afkastet kan finansiere opfyldelsen af det vedtægtsbestemte formål.
- Formålet kan efterleves i en længere årrække.
- Uafhængig ledelse i forhold til stifteren.
- Ingen uden for fonden har ejendomsret til aktiverne.
Hvis blot én betingelse ikke er opfyldt, er fonden ikke omfattet, og der består ingen pligt til at svare på tilsynets henvendelse.
Praktiske skridt for bestyrelsen
Inden fonden bruger væsentlige ressourcer på en fuld besvarelse, kan bestyrelsen strukturere processen for at sikre korrekt afgrænsning og proportionalitet:
- Afklar, om aktiverne er under 1 mio. kr.; i givet fald meddel Civilstyrelsen, at fonden ikke anser sig omfattet af fondslovens § 1, stk. 6, og derfor ikke vil besvare henvendelsen.
- Hvis aktiverne er på eller over grænsen, bed Civilstyrelsen tage stilling til, om fonden er omfattet af loven, før der afgives omfattende oplysninger.
- Er fonden utvivlsomt omfattet, forbered besvarelsen med revisor og sikre dokumentation for regnskab, uddelinger og ledelsesforhold.
En systematisk tilgang reducerer sagsbehandlingstiden og risikoen for at afgive unødige oplysninger. Det styrker samtidig bestyrelsens efterlevelse af governance og kontrolkrav under tilsynet.
