Offentlige indkøb er underlagt udbudsregler, der skal sikre effektiv anvendelse af offentlige midler gennem reel konkurrence. Reglerne gælder for stat, kommuner, en række halvoffentlige organer og store dele af forsyningssektoren. For leverandører er kendskab til reglerne centralt ved tilbudsgivning, klager, kontraktændringer og virksomhedsoverdragelser med offentlige kontrakter.
Formål og principper
Udbudsreglerne skal fremme ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Ordregivere må ikke udforme udbud, der omgår reglerne eller kunstigt begrænser konkurrencen, og de må ikke forskelsbehandle efter nationalitet. Reglerne er procedureregler for ordregiver, men de sætter rammerne for leverandørers strategi og dokumentation.
Ikke-diskrimination betyder, at ydelser og aktører fra andre EU-lande skal behandles på samme vilkår som danske. Klare kravspecifikationer, ensartet adgang til information og en dokumenteret evaluering er centrale for at opfylde principperne.
Procedurer og tærskelværdier
Der opereres med fire hovedprocedurer: offentligt udbud, begrænset udbud, udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog. Valget påvirker dialogmuligheder, tidsplan og krav til ansøgning og tilbud. Tilbudsgivere bør tilpasse løsning, dokumentation og ressourceallokering til den valgte procedure.
Som udgangspunkt udløses EU-udbud ved indkøb over ca. 1 mio. kr. eller 1,6 mio. kr. for varer og tjenesteydelser afhængigt af ordregivertype samt ca. 40 mio. kr. for bygge- og anlægsarbejder. Mindre indkøb kan ske uden udbud, hvis værdier ikke skal sammenlægges. For bygge- og anlægsopgaver mellem ca. 300.000 kr. og 40 mio. kr. gælder særlige nationale regler i tilbudsloven.
Ændringer fra 2022 og praktiske råd
Lovændringer pr. 1. juli 2022 skærper udelukkelse og kontraktstyring og udvider anvendelsen af forhandling. Centrale ændringer omfatter:
- Krav om anvendelse af lærlinge i visse udbud.
- Udelukkelse af virksomheder registreret i lande på skattelylisten.
- Længere udelukkelsesperioder ved alvorlige forsømmelser og groft urigtige oplysninger.
- Adgang til at ophæve kontrakt ved ny udelukkelsesgrund uden tilstrækkelig dokumenteret pålidelighed.
- Lettere adgang til udbud med forhandling efter mislykket udbud og begrænsninger i brug af omsætningskrav.
Praktisk bør tilbudsgivere prioritere målrettet prækvalifikation, fuld gennemgang af udbudsmateriale, rettidige spørgsmål, fravær af uberettigede forbehold, stringent kvalitetssikring og overholdelse af frister. Efter tildeling bør begrundelsen gennemgås, og relevante aktindsigts- og klagemuligheder vurderes.
