Udvidede muligheder for at afvise aktindsigt
Justitsministeriet har fremsat et lovforslag, der ændrer offentlighedsloven og forvaltningsloven for at styrke beskyttelsen af offentligt ansatte i forbindelse med aktindsigt. Forslaget udvider myndigheders adgang til at afvise anmodninger, der må anses for chikanøse, også når de ikke er direkte retsstridige. Tærsklen for at kvalificere en anmodning som chikanøs eller motiveret af retsstridige hensigter sænkes, og myndighederne kan i videre omfang inddrage ansøgerens tidligere retsstridige eller chikanøse adfærd over for myndigheden eller dens ansatte i vurderingen.
Forslaget ændrer ikke pressens eller forskeres adgang til aktindsigt efter offentlighedslovens særlige regler. Derudover foreslås det lovfæstet i forvaltningsloven, at partsaktindsigt kan afslås, når anmodningen har til hensigt at tjene et retsstridigt formål eller lignende; dette beskrives som en kodificering af gældende ret.
Vurderingen beror fortsat på en konkret helhedsvurdering, hvor blandt andet omfang, hyppighed, formulering og sammenhæng med tidligere henvendelser kan indgå. Myndigheder skal fortsat anvende mindre indgribende tiltag, hvor det er tilstrækkeligt, eksempelvis fristforlængelse eller præcisering af anmodningen.
Navnebeskyttelse i personalesager
Lovforslaget introducerer en særskilt adgang til at undtage offentligt ansattes navne fra aktindsigt i konkrete personalesager, når væsentlige hensyn til den ansattes tryghed taler herfor. Ordningen retter sig særligt mod ansatte i borgernære funktioner, hvor konfliktrisikoen er høj, herunder eksempelvis psykiatrien, kriminalforsorgen og politiet. Under visse omstændigheder kan den også anvendes for andre myndigheder med omfattende borgerkontakt, som Skatteforvaltningen, mens ansatte med begrænset borgerkontakt som udgangspunkt ikke omfattes.
Adgangen forudsætter en konkret, begrundet vurdering. En udtrykkelig indsigelse fra den ansatte kan tillægges betydelig vægt, men en generel utryghedsfølelse er ikke tilstrækkelig. En hård tone eller tidligere uoverensstemmelser mellem ansøger og den ansatte kan heller ikke i sig selv begrunde, at navnet undtages. Ifølge forarbejderne kan tilsvarende beskyttelseshensyn efter omstændighederne begrunde navneundtagelse i andre sagstyper.
Konsekvenser for myndighedernes sagsbehandling
Myndigheder bør forberede opdaterede interne retningslinjer, uddannelse af sagsbehandlere og klare dokumentationskrav for afslag. Begrundelser bør beskrive de konkrete omstændigheder, herunder eventuel tidligere adfærd, samt den foretagne interesseafvejning mellem offentlighedens indsigt og hensynet til ansattes tryghed. En ensartet praksis vil mindske klagerisiko og styrke retssikkerheden.
Ikrafttrædelsen er planlagt til 1. juli 2024. Indtil da kan myndighederne med fordel kortlægge, hvordan chikanøse anmodninger identificeres, hvordan personoplysninger, herunder navne, behandles efter gældende regler, og hvordan afgørelser kommunikeres til ansøgere. Følgende hovedændringer er centrale at kende:
- Udvidet adgang til at afslå chikanøse aktindsigtsanmodninger og inddrage ansøgerens tidligere adfærd.
- Lovfæstelse af afslag på partsaktindsigt ved retsstridigt formål.
- Særskilt mulighed for at undtage offentligt ansattes navne i personalesager af hensyn til tryghed.
For at sikre transparens bør afslagsbrevets retlige grundlag angives, herunder hjemmel, faktum og de hovedhensyn, der er tillagt vægt. Myndigheder bør samtidig koordinere klagevejledning og registrering, så efterprøvelse hos klageinstanser og Folketingets Ombudsmand lettes.
Da navneoplysninger er personoplysninger, bør efterlevelse af databeskyttelsesreglerne indtænkes, herunder principperne om dataminimering og saglighed. Lovforslaget ændrer ikke disse krav, men tydeliggør, at hensynet til ansattes tryghed kan begrunde begrænsning i udleveringen.
