Streng efterlevelse af evalueringsgrundlaget
Klagenævnet for Udbud afsagde den 11. september 2024 en fumus-kendelse i en sag mellem Jacobs Douwe Egberts DK ApS og Ringkøbing-Skjern Kommune om levering af kaffe, te og maskiner. Kvaliteten blev bedømt via blindsmagning, hvor udbudsbetingelserne fastlagde konkret bryggeudstyr. Flere tilbudsgivere brugte imidlertid elkedel til to instant-varenumre, hvorefter kommunen gentog smagningen og igen tildelte kontrakten til samme tilbudsgiver.
Klagenævnet fandt, at kommunen ved at gennemføre en ny blindsmagning havde tilsidesat ligebehandling, gennemsigtighed og udbudsloven § 160. Med henvisning til EU-Domstolens praksis (Manova) understregede nævnet, at ordregiver skal følge de på forhånd fastsatte betingelser. Hvor kravene angiver bestemte maskiner, skal ukorrekt bryggede vareprøver bedømmes i overensstemmelse hermed, herunder med nulpointsbedømmelse, hvis det følger af modellen. Der var derfor udsigt til annullation af tildelingsbeslutningen, men ikke til at hele udbuddet måtte annulleres, idet en lovlig tildeling fortsat kunne træffes på baggrund af den oprindelige smagning ved fornyet evaluering. Kommunen annullerede efterfølgende udbuddet, og klagen blev trukket tilbage.
Praktiske implikationer for ordregivere
Kendelsen bekræfter, at udbudsmaterialet sætter rammen for evalueringen. Ordregiver kan ikke reparere en fejl ved at gentage eller ændre en test, hvis det afviger fra de fastsatte spilleregler. Ønsker man at ændre evalueringsmetoden, kræver det som udgangspunkt annullation og genudbud, når ændringen er væsentlig.
Det er ofte hensigtsmæssigt at beskrive, hvordan fejl og ukonditionsmæssige varelinjer håndteres. I sortimentsudbud kan enkelte afvigelser få stor vægt i den samlede pointscore, og klare regler kan reducere risikoen for tvister. Tiltagene skal være forenelige med ligebehandling og gennemsigtighed og være meddelt forud.
Anbefalinger til evaluering af vareprøver
For at mindske retlig risiko kan ordregivere med fordel indarbejde følgende tilgange:
- Beskriv evalueringsmetode, bryggeudstyr og håndtering af fejl eksplicit i udbudsmaterialet.
- Overvåg og dokumentér, at vareprøver forberedes efter krav, inden bedømmelsen starter.
- Undlad at gentage tests eller justere forudsætninger efter tilbudsåbning, medmindre udbuddet annulleres og genudbydes.
Se kendelsen hos Klagenævnet for Udbud: Kendelse af 11. september 2024.
