Klagenævnet for Udbud har annulleret Rejsekort & Rejseplan A/S’ tildelingsbeslutninger i et komplekst IT-udbud, fordi dele af den kvalitative evaluering hvilede på et faktuelt forkert grundlag og inddrog forhold uden for rammeaftalens genstand. Kendelsen præciserer samtidig, at ordregivers brede skøn ikke fritager for kravet om saglighed og korrekt faktum.
Kendelsen i hovedtræk
Sagen udsprang af et begrænset udbud af en flerleverandør-rammeaftale om udvikling, vedligehold, administration af applikationer og relaterede konsulentydelser til en samlet digital mobilitetsløsning. Tildelingskriteriet var pris og kvalitet, med tre kvalitative underkriterier om branchekendskab, leverandørens software og metoder til træning.
Efter tildelingen klagede en forbigået tilbudsgiver. Klagenævnet fastholdt, at ordregiver har et vidt skøn ved kvalitativ evaluering, men tilsidesatte vurderinger, hvor ordregiver havde tillagt betydning til elementer, der ikke kunne udledes af tilbuddet, og omvendt overset forhold, der fremgik. Nævnet fandt også, at henvisning til et flådestyringssystem lå uden for rammeaftalens omfang.
Evaluering og skønsudøvelse
Klagenævnet understregede, at selvom ordregiver ikke behøver at opregne alle underliggende elementer i et evalueringskrav, skal de elementer, der fremhæves i begrundelsen, være saglige og baseret på korrekt faktum. Der var ikke grundlag for at tilsidesætte alle vurderinger; enkelte forhold forblev inden for skønsmarginen, bl.a. hvor en funktion ikke tydeligt fremgik af tilbuddet.
Et centralt punkt er fortolkningen af forretningsmål i udbudsmaterialet. Nævnet udtalte, at sådanne overordnede mål må fortolkes indskrænkende i forhold til kontraktens genstand. Forretningsmål kan ikke udvide, hvad der lovligt kan tillægges vægt ved evalueringen, hvis det ikke er omfattet af den udbudte aftale.
Praktiske implikationer
Kendelsen illustrerer den forhøjede fejlrisiko i omfangsrige udbud og betydningen af en stringent evalueringsmodel. Ordregivere bør sikre klar kobling mellem forretningsmål og de konkrete ydelser, samt anvende en dokumentérbar, kriterienær begrundelse.
Tilbudsgivere bør sikre entydig dokumentation for nøglefunktioner og erfaringer for at undgå, at væsentlige meritter overses. Kendelsen er relevant rettesnor for både ordregivere og markedet.
- Hold evalueringen inden for kontraktens genstand og udbudsmaterialets rammer.
- Begrund kun med elementer, der er saglige og faktuelt underbyggede i tilbuddene.
- Beskriv evalueringsmodellen klart og anvend den konsekvent på tværs af tilbud.
- Gør forretningsmål konkrete og koblet til specifikke ydelser.
