Klagenævnet for Udbud har godkendt brugen af en repræsentativ varekurv som evalueringsmodel for pris i et sortimentsudbud. Modellen byggede på, at ordregiver ved et fiktivt standardindkøb udvalgte sammenlignelige varer fra hver tilbudsgivers sortiment og beregnede en evalueringsteknisk pris. Afgørende var, at udvælgelsen skete ud fra på forhånd beskrevne, objektive parametre og ikke gav ordregiver et frit valg efter tilbudsåbning.
Retligt grundlag og begrundelse
Klagenævnet lagde vægt på, at udbudsmaterialet klart angav de kriterier, der skulle sikre sammenlignelighed, herunder varernes type, størrelse, vægt, dimensioner, materiale, holdbarhed, justerbarhed og formål. Dermed beroede udvælgelsen ikke på subjektive skøn efter modtagelsen af tilbud. Modellen var derfor forenelig med udbudsloven § 45, stk. 2, om proportional og gennemsigtig evaluering samt § 160, stk. 1, om fastlæggelse af evalueringsmetode i materialet.
Klagenævnet bemærkede desuden, at ordregiver ikke er forpligtet til at offentliggøre varekurven før tilbudsfristen. Ifølge forarbejderne kan en forudgående offentliggørelse forrykke konkurrencen negativt ved at tilskynde strategisk prissætning. Det er tilstrækkeligt, at metoden og udvælgelsesparametrene er objektivt og forståeligt beskrevet.
Konsekvenser for den konkrete sag
Trods modellens lovlighed blev tildelingsbeslutningen annulleret. Udbudsmaterialet var uigennemsigtigt, fordi det gav modstridende oplysninger om, hvorvidt der var tale om én fælles rammeaftale for flere ordregivere eller fire separate rammeaftaler. Usikkerheden kunne påvirke vurderingen af volumen, forlængelsesoptioner og misligholdelsesbedømmelse.
Klagenævnet valgte alene at ophæve tildelingen og ikke hele udbuddet. Begrundelsen var, at kontrakterne allerede var underskrevet, idet klagen ikke havde opsættende virkning, jf. udbudsloven § 185. Den relevante sanktion var derfor annullation af beslutningen om kontraktindgåelse efter håndhævelsesloven § 13, stk. 1, nr. 2. I situationer, hvor kontrakt ikke er indgået, kan en fejl i evalueringen derimod føre til genoptagelse af evalueringen og eventuelt annullation af udbuddet.
Praktiske læringspunkter
Afgørelsen tydeliggør, at varekurvsmodellen i sortimentsudbud kan anvendes lovligt, når sammenlignelighed beror på forankrede, objektive kriterier, og når metodens mekanik er tydeligt beskrevet. Samtidig viser den, at uklarheder om rammeaftalens struktur kan underkende et ellers lovligt udbud.
Ordregivere bør derfor skærpe metodebeskrivelsen og adressere centrale strukturelle forhold i materialet. Følgende foranstaltninger kan reducere retlige risici og styrke konkurrencen:
- Beskriv objektive parametre for vareudvælgelse og dokumentér anvendelsen ved evalueringen.
- Overvej at undlade offentliggørelse af varekurven før fristen for at modvirke strategisk prissætning.
- Afklar og kommuniker klart, om der er tale om én fælles eller flere separate rammeaftaler samt konsekvenser for volumen og optioner.
- Sikr konsistens mellem bekendtgørelse og udbudsbetingelser og håndter eventuelle uklarheder via spørgsmål/svar.
