Jesper Strøh
Christoffer Goul Kilinç Andersen
Cindy Thorhauge
Sofie Fischermann
Klagenævnet for Udbud har præciseret, at brug af ord som herunder, bl.a. og fx i mindstekrav ikke i sig selv gør kravene uklare eller skønsmæssige. Vurderingen beror på, hvordan en normalt oplyst og påpasselig tilbudsgiver med rimelighed vil forstå kravet i lyset af det samlede udbudsmateriale. Et uklart mindstekrav medfører heller ikke automatisk, at udbudsmaterialet er uegnet, men kan begrænse ordregivers mulighed for at håndhæve kravet fuldt ud i kontraktperioden.
Kendelsens hovedpointer
I den omtalte kendelse om et kommunalt udbud af et it-system accepterede Klagenævnet, at ordregiver anvendte illustrative eksempler for at tydeliggøre indholdet af visse mindstekrav. Eksemplerne blev anset for at skærpe forståelsen, ikke for at udvide kravene uforudsigeligt.
Nævnet fastslog samtidig, at klarhedsvurderingen sker konkret og samlet. Det centrale er, om markedet kan forstå kravet og byde på et sammenligneligt grundlag. Kendelsen kan læses her: her.
Konsekvenser for udbudspraksis
Mindstekrav binder ordregiver hårdt: De kan som udgangspunkt ikke ændres under eller efter udbuddet, og tilbud, der ikke opfylder dem, skal afvises. Derfor kan brug af eksempler være nyttig til at skabe forudsigelighed, men jo mere åbne og fremadskuende kravene er, desto vanskeligere bliver håndhævelsen.
Hvis et forhold ikke kan verificeres direkte i tilbuddet, øges risikoen for uenighed under kontrakten. I mange tilfælde vil det være mere hensigtsmæssigt at anvende almindelige krav, som giver plads til at håndtere mindre og kapitaliserbare afvigelser uden at kompromittere konkurrencen eller tildelingsbeslutningen.
Anbefalet praksis
Ordregivere bør kun fastsætte mindstekrav, hvor det er strengt nødvendigt, og hvor opfyldelse kan kontrolleres ud fra det indleverede tilbudsmateriale. Det minimerer håndhævelsesrisici og sikrer et robust beslutningsgrundlag.
Når krav præciseres med eksempler, bør de understøtte forståelsen uden at introducere nye uforudsigelige elementer. Overvej desuden, om kravets formål bedre opnås som et almindeligt krav kombineret med relevante evalueringsparametre:
- Begræns mindstekrav til ufravigelige behov.
- Gør opfyldelse målbar og dokumenterbar i tilbuddet.
- Undgå fremtidige, ikke-kontrollerbare forhold som mindstekrav.
- Brug eksempler som præcisering, ikke som udvidelse.
