Klagenævnet for Udbud har i en delkendelse om opsættende virkning fastslået, at evalueringstekniske totalpriser under et igangværende udbud med forhandling er fortrolige. Nævnet fandt desuden, at en prisevalueringsmodel, der ser bort fra en væsentlig del af kontraktens økonomiske omfang, ikke er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Fortrolighed om totalpriser under udbud med forhandling
Nævnet vurderede, at oplysninger, som gør det muligt at beregne andre tilbudsgiveres evalueringstekniske totalpriser i indledende tilbud, er fortrolige efter udbudsloven § 5, stk. 1, og støttes af tilbudsloven § 11, stk. 3. Når pris indgår i tildelingskriteriet, kan sådan viden give en operationel konkurrencemæssig fordel under den fortsatte forhandling.
I den konkrete sag oplyste ordregiver deltagernes egne prispoint og, at laveste pris gav maksimumpoint. Det gjorde det muligt for andre at udlede den laveste evalueringstekniske pris og gav en skæv informationsfordeling. Nævnet fandt derfor en sandsynlig overtrædelse af udbudsloven §§ 2 og 5, fordi visse tilbudsgivere indirekte fik indsigt i konkurrentens pris, som andre ikke tilsvarende kunne beregne.
Krav til evalueringsmodeller og økonomisk realisme
Nævnet kritiserede, at ordregivers prisevaluering alene byggede på timepriser og skønnet timeforbrug, mens betydelige udgifter til medieindrykninger – anslået til ca. to tredjedele af kontraktens værdi – ikke indgik i prispointene. Dermed afspejlede den evalueringstekniske pris ikke det forventede samlede indkøb.
Efter nævnets opfattelse hvilede modellen på et usagligt grundlag og var uegnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Vurderingen ligger på linje med kravet om, at evalueringsmodeller skal være klare og saglige, jf. udbudsloven § 160, og skal skabe sammenhæng mellem evalueringen og kontraktens reelle økonomiske tyngde.
Praktiske implikationer for ordregivere og tilbudsgivere
Delkendelsen skærper praksis for, hvilke prisoplysninger der kan deles under forhandling. Ordregivere bør sikre symmetrisk, men ikke konkurrenceforvridende, information og undgå at oplyse punkter, der muliggør reverse engineering af konkurrenters totalpriser.
Derudover bør evalueringsmodeller afspejle hele det økonomiske engagement. Hvor en væsentlig del af kontraktens værdi består af viderefakturerede tredjemandsydelser, bør dette enten konkurrenceliggøres eller på anden måde indgå i evalueringen for at opfylde ligebehandling og gennemsigtighed.
Følgende opmærksomhedspunkter kan reducere udbudsrisici og efterfølgende klager:
- Del kun nødvendige, ikke-afledelige oplysninger om pris og score under forhandling.
- Sørg for, at prisparametre dækker de væsentlige udgiftsposter i kontrakten.
- Dokumentér valg af model og proportionalitet, herunder sammenhæng med kontraktens faktiske forbrug.
- Sikr ensartet og samtidighedspræget information til samtlige tilbudsgivere.
Delkendelsen indikerer udsigt til medhold for påstande om både fortrolighedsbrud og uegnet evalueringsmodel. Udbudsansvarlige bør derfor gennemgå deres forhandlingspraksis og prismodeller med henblik på justeringer forud for BAFO.
Læs delkendelsen hos Klagenævnet for Udbud: klfu.naevneneshus.dk.
