Klagenævnet for Udbud har i en kendelse om anskaffelse af røgdykkerudstyr fastslået, at ordregiver inden for udbudsreglernes rammer har vid adgang til at fastsætte mindstekrav og at medregne skifteomkostninger i prisvurderingen. Klagen, der bl.a. angik usaglige mindstekrav, tilsigtet favorisering af den eksisterende leverandør og uklarheder i evalueringsmodellen, blev ikke taget til følge. Kendelsen illustrerer, at ordregivers skøn respekteres, når kravene er sagligt begrundede, objektivt kontrollerbare og proportionale, og når evalueringsmodellen er tilstrækkeligt beskrevet og gennemskuelig.
Retsgrundlag og centrale principper
Efter udbudsloven § 2 skal ordregiver sikre ligebehandling og gennemsigtighed. Mindstekrav skal være udformet, så en velinformeret og normalt påpasselig tilbudsgiver kan forstå, hvordan kravene opfyldes, og det skal entydigt kunne konstateres, om de er overholdt. Ordregiver har betydelig frihed til at definere kontraktgenstanden og stille krav til ydelserne; bevisbyrden for kravenes saglighed og proportionalitet påhviler dog ordregiver.
I den konkrete sag fandt Klagenævnet, at de anfægtede mindstekrav var tilstrækkeligt klare og sagligt begrundede. Nævnet gentog samtidig, at ligebehandling ikke indebærer pligt til fuld konkurrenceneutralitet. En iboende konkurrencefordel hos en incumbent er i sig selv lovlig, og der opstår først en pligt til udligning, hvis det er teknisk enkelt, økonomisk rimeligt og uden indgreb i eksisterende rettigheder.
Evalueringsmodel og skifteomkostninger
Klager gjorde gældende, at prisunderkriteriet favoriserede den hidtidige leverandør, fordi det evalueringstekniske forbrug for bl.a. testbænke og “Kursus pr. hold” afhang af, om ordregivers eksisterende beholdning kunne genanvendes. Ordregiver forklarede, at modellen retmæssigt indregnede de øgede omkostninger, der følger af et leverandørskifte.
Klagenævnet fandt ikke grundlag for at tilsidesætte ordregivers skøn over relevante skifteomkostninger. Modellen stred hverken mod ligebehandling, gennemsigtighed eller proportionalitet, da forudsætningerne var saglige og knyttet til det reelle ressourceforbrug ved et skifte. Kendelsen bekræfter dermed, at objektivt begrundede og proportionale switching costs kan indgå i prisvurderingen, når de er beskrevet klart og anvendes konsistent.
Praktiske pointer for ordregivere
Kendelsen giver praktisk vejledning til fremtidige udbud: Mindstekrav bør være målbare, driftsrelevante og dokumenterede; evalueringen skal hvile på på forhånd fastlagte og gennemsigtige forudsætninger; og eventuelle incumbent-fordele skal håndteres metodisk, ikke nødvendigvis udlignes.
Det anbefales at underbygge både krav og skifteomkostninger med tekniske og økonomiske redegørelser samt at bruge spørgsmål/svar aktivt til præciseringer. Kun hvis væsentlige, uafhjælpelige uklarheder består, kan aflysning komme på tale. Kendelsen kan læses hos Klagenævnet for Udbud her.
