Klagenævnet for Udbud afgjorde den 30. juni 2026, at en ordregiver var berettiget til at afvise et tilbud som ukonditionsmæssigt på grundlag af tilbudsgiverens egen uopfordrede meddelelse om mulig manglende kravopfyldelse, selv om meddelelsen senere blev forsøgt tilbagekaldt før tildelingen. Kendelsen præciserer samtidig ordregivers vide adgang til at foretage teknisk afklaring og fysisk opmåling af tilbudte køretøjer som led i verifikationen af mindstekrav.
Bindende virkning af tilbudsgivers meddelelse om mindstekrav
Sagen udsprang af et udbud om siddende patienttransport, hvor der gjaldt et mindstekrav om sædehøjde på mindst 65 cm for en bestemt vogntype. Tilbudsgiver angav, at sædehøjden ville blive “yderligere tilpasset”, men uden nærmere teknisk redegørelse. Efter indledende teknisk afklaring vurderede ordregiver midlertidigt, at tilbuddet kunne anses for konditionsmæssigt. Kort efter meddelte tilbudsgiveren imidlertid uopfordret, at tilpasningen formentlig ikke kunne gennemføres inden for udbuddets rammer og accepterede, at ordregiver kunne se bort fra tilbuddet.
Få dage senere forsøgte tilbudsgiveren at trække meddelelsen tilbage og fremsendte yderligere dokumentation, herunder synsrapport. Klagenævnet fastslog, at ordregiver hverken var forpligtet eller berettiget til at se bort fra den oprindelige klare og utvetydige tilkendegivelse. Tilbagetrækningen kunne ikke reparere den situation, som tilbudsgiver selv havde skabt, da den nye dokumentation fremkom længe efter tilbudsfristen og derfor ikke kunne indgå i vurderingen af konditionsmæssighed uden tilsidesættelse af ligebehandlingsprincippet i udbudslovens § 2.
Adgang til teknisk afklaring og fysisk opmåling efter udbudsloven
Klagenævnet bekræftede, at ordregiver lovligt kunne iværksætte teknisk afklaring efter udbudslovens § 159, stk. 5, selv om tilbudsgiver formelt havde bekræftet kravopfyldelse. Når der foreligger en berettiget tvivl – her udløst af, at sædehøjden skulle tilpasses uden nærmere beskrivelse, og at en opmåling af en tilsvarende model viste under 65 cm – kan ordregiver søge præciseringer for at afklare faktiske forhold uden at give mulighed for reelle ændringer af tilbuddet.
Endvidere fandt Klagenævnet, at ordregiver kunne foretage fysisk opmåling som led i verifikation efter § 159, stk. 2-3, uanset at evalueringsmodellen ikke specifikt beskrev en sådan test. Ordregiver har en pligt til effektiv kontrol af opfyldelsen af mindstekrav og kan anvende saglige undersøgelsesmetoder, når der foreligger tvivl, forudsat at ligebehandling og gennemsigtighed iagttages.
Lær om udbudsloven og effektive udbudsprocesser på praktisk kursus
Læs mere her →Praktiske implikationer og anbefalinger
Kendelsen tydeliggør, at kommunikation fra tilbudsgiveren under udbudsprocessen kan have bindende virkning, og at uopfordrede meddelelser om potentielle mangler kan få uigenkaldelige konsekvenser. Supplerende dokumentation, der først indsendes efter tilbudsfristen, kan som udgangspunkt ikke indgå i konditionsvurderingen, hvis den er væsentlig for kravopfyldelse.
For ordregivere bekræftes en bred adgang til både teknisk afklaring og egen kontrolmåling. Det er dog centralt at dokumentere den faktiske tvivl, metodevalg og resultater for at kunne godtgøre saglighed og overholdelse af § 2. For tilbudsgivere skærpes kravet om, at tekniske løsninger og dokumentation skal være besluttet og tilgængelig ved tilbudsafgivelsen.
På den baggrund kan følgende praksispunkter fremhæves:
- Tilbudsgivere bør sikre, at væsentlige tilpasninger og bilag er fastlagt og dokumenteret inden tilbudsfristen.
- Uopfordrede meddelelser om mulig manglende kravopfyldelse bør undgås, medmindre fakta er fuldt afklaret.
- Ordregivere kan foretage fysisk opmåling og indhente forklaringer ved berettiget tvivl, men bør dokumentere grundlaget nøje.
- Væsentlige oplysninger indgivet efter fristen kan ikke tillægges vægt uden risiko for brud på ligebehandling.
Kendelsen kan læses hos Klagenævnet for Udbud her.
