Kendelsen kort fortalt
Klagenævnet for Udbud har annulleret en tildelingsbeslutning i et dynamisk indkøbssystem, efter at ordregiver havde tildelt en kontrakt på trods af, at flere produkter i det vindende tilbud ikke opfyldte opstillede mindstekrav. Nævnet lagde vægt på, at ordregiver selv erkendte mindstekravsbruddet, og at tildelingen derfor ikke kunne opretholdes. Da aftalen var indgået under et dynamisk indkøbssystem, og der ikke var gennemført frivillig standstill, kunne kontrakten ikke erklæres uden virkning. I stedet blev der pålagt en økonomisk sanktion med udgangspunkt i kontraktens værdi.
Kendelsen illustrerer to centrale pointer: For det første, at manglende opfyldelse af ufravigelige mindstekrav fører til, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt og ikke kan tildeles. For det andet, at retsmidlerne i dynamiske indkøbssystemer kan afvige fra traditionelle udbudsprocedurer, herunder at uden-virkning-sanktionen som udgangspunkt ikke anvendes, når der ikke er standstill, og at nævnet i stedet kan fastsætte en betalingssanktion.
Dynamiske indkøbssystemer og mindstekrav
Et dynamisk indkøbssystem (DPS) er en fuldt elektronisk ramme, hvor egnede leverandører løbende kan optages, og hvor konkrete køb gennemføres som miniudbud. Modellen øger konkurrencen og kan give hurtigere adgang til markedet, men stiller skærpede krav til entydige mindstekrav og ensartet evaluering. Mindstekrav er ufravigelige betingelser, som både optagelse i systemet og konkrete tilbud skal opfylde. Fravigelse eller efterfølgende “reparation” af mindstekrav vil typisk være en ulovlig ændring af grundlæggende elementer.
Det retlige grundlag findes i udbudsloven, der gennemfører EU’s klassiske udbudsdirektiv, samt i reglerne om retsmidler. Se vejledninger hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen.
Du kan læse mere hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen på kfst.dk. Udbudsloven er tilgængelig på retsinformation.dk. Forsyningsvirksomhedsdirektivet kan findes på EUR-Lex.
Praktiske konsekvenser for ordregivere
Ordregivere bør være tilbageholdende med at opstille detaljerede mindstekrav, medmindre kravene er reelt ufravigelige og nødvendige. Jo mere granularitet, desto større risiko for, at mindre afvigelser gør et tilbud ukonditionsmæssigt. Samtidig skal dokumentationen for opfyldelse kontrolleres systematisk, ikke kun ved optagelse i DPS, men også i hvert miniudbud. Det er utilstrækkeligt at antage, at optagelsesgrundlaget dækker alle fremtidige tilbud.
Kendelsen peger også på strategiske overvejelser om standstill. Selvom standstill ikke er obligatorisk i DPS, kan en frivillig periode i visse situationer reducere håndhævelsesrisikoen. Uden standstill kan uden virkning være uanvendelig, men ordregiver kan stadig blive mødt med en betalingssanktion. En gennemsigtig evalueringsmodel og ensartet anvendelse af tildelingskriterier er derfor afgørende for at minimere tvister.
Følgende tiltag kan styrke efterlevelsen og reducere klagerisikoen:
- Udarbejd klare, målbare og nødvendige mindstekrav samt tydelige tildelings- og evalueringsparametre.
- Etabler en ensartet kontrolprocedure for dokumentation ved hvert miniudbud.
- Overvej frivillig standstill i risikofyldte tildelinger og dokumentér tildelingsbeslutningen grundigt.
- Sørg for sporbarhed i vurderinger og kommunikation for at opfylde gennemsigtigheds- og ligebehandlingsprincipperne.
Retlige kilder og tilsyn
Klagenævnet for Udbud behandler klager over overtrædelser af udbudsreglerne og kan annullere beslutninger samt pålægge økonomiske sanktioner. Information om sagsgange og frister findes hos Nævnenes Hus på naevneneshus.dk. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen fører tilsyn og udarbejder vejledninger om praksis og metode, herunder om dynamiske indkøbssystemer.
Det overordnede regelsæt udgøres af udbudsloven og EU’s udbudsdirektiver, suppleret af håndhævelsesreglerne om retsmidler. Se udbudsloven på retsinformation.dk, og læs mere om sektorreglerne i forsyningsvirksomhedsdirektivet på EUR-Lex. Implementeringsbestemmelser kan findes på retsinformation.dk.
