Klagenævnet for Udbud har fastslået, at et mindstekrav om medlevering af vandanlæg “i fornødent omfang” kan være tilstrækkeligt klart og egnet, når det knyttes til den tilbudte løsning og understøttes af svar i spørgsmål/svar-processen. Nævnet accepterede, at tilbudsgivere kunne basere sig på eksisterende vandanlæg, hvis krav til vandkvalitet og -mængde kunne dokumenteres opfyldt.
Klagenævnets vurdering
Sagen udsprang af et offentligt udbud om levering af analyseudstyr til regionens hospitaler samt udførelse af efterfølgende analyser. Kravspecifikationen indeholdt et mindstekrav om, at der skulle medleveres vandanlæg i det omfang, det var nødvendigt for den tilbudte løsning. I spørgsmål/svar blev det bl.a. oplyst, at et ældre vandanlæg på en bestemt lokation forventedes udskiftet.
Den vindende tilbudsgiver valgte ikke at udskifte anlægget. En forbigået tilbudsgiver gjorde gældende, at mindstekravet dermed ikke var opfyldt, og at kravet var uklart. Klagenævnet fandt, at udbudsmaterialet ikke udelukkede brug af eksisterende anlæg, når kravene til vandkvalitet og -mængde kunne opfyldes. Oplysningen om forventet udskiftning ændrede hverken mindstekravets ordlyd eller betydning. Formuleringen var derfor ikke uegnet eller for uklar.
Praktiske konsekvenser
Kendelsen bekræfter, at mindstekrav kan udformes som funktionskrav med indbygget valgfrihed, hvis de er objektivt konstaterbare og muliggør sammenlignelig evaluering. Ordregivere bør sikre tilstrækkelig beskrivelse af eksisterende forhold og bruge spørgsmål/svar til at præcisere rammerne uden at ændre kravene.
En fleksibel udformning kan fremme konkurrencen og styrke muligheden for at opnå det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Samtidig må kravene være så klare, at ordregiver kan kontrollere opfyldelse og gennemføre en transparent og ikke-diskriminerende evaluering. Kendelsen illustrerer balancen mellem pragmatisk funktionalitet og udbudsrettens krav om klarhed og objektivitet.
