Access to documents in public files is a key consideration when sharing information with public authorities

Offentlighedsloven giver som udgangspunkt adgang til dokumenter, der indgår i en sag hos en myndighed. En central undtagelse er § 30 nr. 2, som omfatter tekniske indretninger, processer samt drifts- og forretningsforhold, når væsentlige økonomiske interesser kan skades. Myndigheden foretager den endelige afvejning, men inddrager typisk virksomheden til udtalelse og arbejder ofte med korte frister. Derfor bør virksomheder tænke aktindsigt ind allerede ved indsendelse.

For at beskytte legitime hemmeligheder kræves en konkret, dokumenteret begrundelse for, hvorfor oplysninger ikke kan udleveres, eksempelvis risiko for konkurrenceforvridning eller tab af markedsposition. En klar intern proces og tydelig markering af fortrolige bilag øger sandsynligheden for, at undtagelsen anvendes korrekt, men der kan ikke garanteres fuld undtagelse.

Følgende tiltag kan reducere eksponering ved en senere aktindsigtsanmodning:

• Vurder på forhånd, hvilke oplysninger der bør undtages, og om de overhovedet er nødvendige at indsende.
• Udskil eller anonymiser ikke-nødvendige detaljer, hvor det er forsvarligt og lovligt.
• Angiv klart ved indsendelsen, at virksomheden ønsker høring ved anmodning om aktindsigt.
• Vær parat til hurtigt at identificere passager til redaktion og begrunde den økonomiske skade ved udlevering.