Adgangen til aktindsigt i udbudssager er markant indskrænket. Udbudsloven § 5a begrænser indsigt til aktører med retlig interesse og massemedier, mens offentlighedsloven fortsat sætter rammen for, hvilke oplysninger der kan undtages for at beskytte forretningshemmeligheder. Ordregivere skal derfor balancere transparens mod beskyttelse af konkurrencefølsomme oplysninger.
Retlig ramme
Udgangspunktet i offentlighedsloven er en bred adgang til aktindsigt for enhver. Denne hovedregel fraviges i udbudssager ved udbudsloven § 5a, som afgrænser aktindsigt til klageberettigede (med retlig interesse) samt massemedier. Dermed målrettes indsigt mod effektiv kontrol af, om udbud er gennemført lovligt.
Selv for klageberettigede kan indhold undtages efter offentlighedsloven, bl.a. § 20, nr. 2 og § 30, nr. 2, der beskytter tekniske indretninger, fremgangsmåder og drifts- eller forretningsforhold. Centrale dokumenttyper er tilbud, underretningsbreve og evalueringsnotater, hvor udskillelse af beskyttede oplysninger ofte er nødvendig for at undgå skade på virksomhedernes forretningsinteresser.
Klageberettigelse og partshøring
Før ordregiver realitetsbehandler en anmodning, skal det vurderes, om den begærende part er klageberettiget ved Klagenævnet for Udbud. Den vurdering er afgørende, fordi en uberettiget udlevering kan få betydelige konkurrencemæssige konsekvenser og være vanskelig at reparere.
Ordregiver skal som udgangspunkt partshøre berørte virksomheder for at afdække risikoen for væsentlig økonomisk skade ved udlevering. Partshøring kan undlades, hvis myndigheden allerede har tilstrækkeligt grundlag for at træffe korrekt afgørelse. Det er altid den konkrete, dokumenterede risiko, der bærer undtagelsen fra indsigt, ikke et generelt hensyn.
Risiko, proportionalitet og praksis
Overudlevering er særlig problematisk: Når konkurrenter først har fået indsigt i forretningsfølsomme oplysninger, kan skaden være uoprettelig, og et efterfølgende erstatningskrav er ofte vanskeligt at dokumentere. Derfor bør ordregivere i tvivlstilfælde udvise tilbageholdenhed og alene udlevere det, der sikkert kan udleveres. En eventuel pligt til yderligere indsigt kan efterprøves ved klage.
Nyere praksis fra Klagenævnet for Udbud understreger sondringen mellem prisoplysninger. Hvor del- og enhedspriser ofte kan undtages, skal sumpriser og visse evalueringstekniske delsummer som udgangspunkt udleveres, når de ikke afslører beskyttede fremgangsmåder eller driftsforhold. Klagenævnet har på den baggrund pålagt udlevering, hvor myndigheder uberettiget havde undtaget delsummer. For tilbudsgivere skærper det behovet for præcise høringssvar med konkrete forklaringer på, hvorfor bestemte oplysninger udgør forretningshemmeligheder, og hvilken økonomisk skade en udlevering vil medføre. For ordregivere peger praksis på en proportional, veldokumenteret afvejning og en konsekvent begrundelse for hver enkelt undtagelse.
