Fonde kan købe ydelser fra egne bestyrelsesmedlemmer, men kun på betryggende, markedskonforme vilkår og med høj grad af dokumentation. Kravene udspringer af Lov om erhvervsdrivende fonde og har til formål at modvirke interessekonflikter i en sektor uden ejerkontrol.
Armslængde og markedsvilkår
Bestyrelsesmedlemmer skal varetage fondens formål og interesser, jf. LEF § 38, og må ikke opnå fordele som følger af posten, jf. LEF § 63. Aftaler skal derfor indgås på armslængde og være markedskonforme. Det forudsætter en tilbundsgående markedsundersøgelse eller systematisk tilbudsindhentning, der viser, at løsningen er det bedste for fonden til den aftalte pris.
Vurderingen kan ikke bygge alene på bestyrelsens kendskab til medlemmet. Hvis det ikke er muligt at dokumentere markedsvilkår, bør fonden undlade at indgå aftalen. Overholdelse af disse krav reducerer både regulatorisk risiko og ansvarseksponering.
Dokumentation og transparens
Aftalen skal være skriftlig, og det samme gælder dokumentationen for markedsundersøgelsen. Bestyrelsens drøftelser om behov, vilkår og alternativer samt habilitetsvurderingen skal fremgå af protokollatet i et detaljeringsniveau, der gør grundlaget efterprøvbart.
Transaktioner med bestyrelsesmedlemmer betragtes som nærtstående og skal oplyses i noterne til årsrapporten efter årsregnskabslovens regler. Tydelig sporbarhed i materialet understøtter både tilsyn og intern kontrol.
Inhabilitet og ansvar
Det berørte bestyrelsesmedlem må ikke deltage i sagens behandling eller beslutning og skal forlade mødet under drøftelsen. Dette skal registreres eksplicit i referatet. For dyrt indkøb kan kvalificeres som en ulovlig uddeling, hvilket kan udløse erstatningsansvar og sanktioner efter LEF.
Er bestyrelsesformanden advokat, kan vedkommende ikke personligt fungere som fondens advokat eller administrator. En anden advokat fra samme firma kan dog varetage rollen. For at styrke efterlevelsen kan følgende tiltag indarbejdes i governance-strukturen:
- Fast punkt om inhabilitet på hver dagsorden og objektiv vurdering ved potentielle aftaler.
- Fyldestgørende mødereferat, så beslutningsgrundlaget kan efterprøves.
- Grundig markedsundersøgelse eller flere tilbud; ellers undlad aftalen.
- Skriftlig kontrakt og opbevaring af dokumentation for markedsundersøgelsen.
