Datatilsynet har udtalt alvorlig kritik af en tandlægeklinik, der i 16 måneder optog samtaler med en medarbejder uden at informere herom. Klinikken henviste til behov for bevissikring i en efterfølgende retssag, men tilsynet fandt, at optagelserne manglede et lovligt behandlingsgrundlag, og at pligten til at give information før optagelse ikke var overholdt.
Behandlingsgrundlag og interesseafvejning for lydoptagelser i ansættelsesforhold
Højesteretspraksis anerkender, at optagelser i særlige tilfælde kan anvendes til bevissikring. Efter GDPR kræver det imidlertid et gyldigt behandlingsgrundlag, typisk legitime interesser efter artikel 6, stk. 1, litra f, og at optagelsen er nødvendig og proportional i forhold til et konkret, aktuelt formål.
I den konkrete sag var optagelserne påbegyndt længe før, der forelå tegn på krav fra medarbejderen. Datatilsynet lagde vægt på, at optagelserne blev indsamlet ”til fremtidig brug” uden en aktuel tvist, hvilket ikke udgjorde en legitim interesse. Dermed manglede der behandlingshjemmel efter GDPR.
Oplysningspligtens omfang og timing ved optagelse
Optagelse af en samtale mellem arbejdsgiver og medarbejder er som udgangspunkt en uventet behandling for den registrerede. Efter GDPR’s transparenskrav skal den registrerede derfor informeres i umiddelbar tilknytning til samtalen og inden optagelsen igangsættes, medmindre helt særlige forhold taler imod.
Tandlægeklinikken havde ikke informeret medarbejderen forud for de gentagne optagelser. Tilsynet fremhævede, at den manglende information forstærkede indgrebet i den registreredes forventninger og dermed stred mod oplysningspligten efter blandt andet artikel 13.
Samspillet med bevisførelse og risici i retssager
At en optagelse kan være anvendelig som bevis, er ikke i sig selv tilstrækkeligt. Arbejdsgiveren er dataansvarlig og skal dokumentere et lovligt grundlag, nødvendighed og proportionalitet samt iagttage transparenskravene. Disse krav gælder uafhængigt af, om optagelsen senere indgår i en retssag.
Sagen viser, at forskellen mellem en parts private optagelse og en arbejdsgivers systematiske behandling er væsentlig. Manglende overholdelse kan udløse alvorlig kritik, håndhævelsestiltag og betydelig omdømmerisiko.
Praktiske anbefalinger til arbejdsgivere ved lydoptagelser
Arbejdsgivere bør kun anvende lydoptagelser i snævre, konkrete situationer og kunne dokumentere en balanceret vurdering af behovet. Følgende tiltag kan reducere risikoen og styrke compliance:
- Foretag en skriftlig interesseafvejning efter GDPR art. 6, stk. 1, litra f, og vurder nødvendighed og proportionalitet.
- Informer medarbejderen klart og rettidigt inden optagelse, og begræns formål og omfang til den konkrete sag.
- Fastlæg opbevaringsperioder og slettefrister samt adgangsstyring for optagelser.
- Overvej mindre indgribende alternativer, fx underskrevne referater eller tilstedeværelse af bisidder.
Afgørelsen indsnævrer rummet for præventive eller rutinemæssige optagelser. Bevisformål kan anerkendes, men kun når der foreligger en aktuel tvist eller konkret risiko, og når transparens- og proportionalitetskrav er opfyldt.
