GDPR’s opbevaringsbegrænsning og sanktioner
GDPR’s opbevaringsbegrænsning kræver, at personoplysninger ikke kan henføres til registrerede længere end nødvendigt for formålet, jf. art. 5, stk. 1, litra e. Manglende rettidig sletning kan udløse påbud, politianmeldelse og bøder fra Datatilsynet.
Flere sager illustrerer håndhævelsen, bl.a. mod en hotelkæde, et taxaselskab og et møbelfirma. Myndigheden vurderer bl.a., om frister er fastlagt, dokumenteret og efterlevet i praksis.
Fastlæggelse af slettefrister i praksis
Den dataansvarlige skal for hver behandling definere formål, datatyper og opbevaringsperiode samt beskrive eventuelle undtagelser. Sletteregler bør afspejle datakategorier og systemlandskab og omfatte både produktionsdata og logs.
Særlove kan kræve længere opbevaring. Efter bogføringsloven skal regnskabsmateriale typisk bevares i fem år, og hvidvaskloven kan pålægge opbevaring af kundedata i en given periode. I sådanne tilfælde må data ikke anvendes til nye formål under opbevaringen, og fristerne bør være dokumenteret og sporbare. Se Datatilsynets generelle vejledning om sletning her.
Governance, kontrol og dokumentation
Overholdelse forudsætter klare politikker, procedurer og tekniske kontroller, herunder automatiske slettejobs, adgangsstyring og sikker destruktion, også i backup og arkiver. Anonymisering kan anvendes, når forretningsbehov består uden personhenførbarhed.
Virksomheder bør indarbejde slettefrister i fortegnelser over behandlingsaktiviteter og sikre løbende opfølgning via intern audit, stikprøver og ledelsesrapportering. Databehandlere skal kontraktuelt forpligtes til rettidig og uigenkaldelig sletning.
Følgende tiltag er typisk nødvendige for en robust praksis:
- Slettepolitik med dataklassifikation og konkrete frister pr. behandlingsformål.
- Systemunderstøttelse med automatiske sletninger, logning og bevis for udført sletning.
- Styring af undtagelser, herunder retlig opbevaringspligt og midlertidig legal hold.
- Regelmæssig kontrol, dokumenteret opfølgning og korrigerende handlinger ved afvigelser.
- Sikker sletning hos databehandlere samt håndtering af kopier, testdata og backup.
Datatilsynet har yderligere vejledning om sletning af personoplysninger. Se guiden om sletning på datatilsynet.dk.
