Klagenævnet for Udbud har godkendt, at Sønderborg Varme A/S kunne afvise et tilbud som unormalt lavt i et forsyningssektorudbud om totalrådgivning til fjernvarmeudrulning. Tilbudsgiver havde prissat to væsentlige medarbejderkategorier til 1 kr. i timen, hvilket trak den evalueringstekniske pris markant ned. Nævnet lagde vægt på, at prissætningen ikke afspejlede den forventede faktiske vederlæggelse ved kontraktens udførelse.
Faktum og begrundelse
Ordregivers evalueringsmodel byggede på timepriser for definerede medarbejderkategorier ganget med estimerede timer. To kategorier – med betydeligt timeomfang – var prissat til 1 kr., og tilbudsgiver oplyste samtidig, at man ikke rådede over sådanne medarbejdere og ville bruge andre, dyrere profiler.
Klagenævnet fandt, at den evalueringstekniske pris derfor ikke var retvisende for ordregivers forventede betaling. Enten ville opgaverne blive udført af dyrere medarbejdere end forudsat, eller også af nyansatte med risiko for lavere kvalitet eller højere tidsforbrug. Forklaringen om markedsstrategi var ikke tilstrækkeligt underbygget af faktiske omstændigheder.
Retlige rammer og ordregivers skøn
Efter udbudsreglerne skal ordregiver afklare baggrunden for et usædvanligt lavt prisniveau og kan afvise tilbuddet, hvis forklaringen ikke er tilfredsstillende. Ordregiver udøver et sagligt skøn, der skal bygge på dokumenterede forhold og hensynet til kontraktens reelle opfyldelse.
Nævnet udtalte endvidere, at udbudsbetingelsernes mulighed for at prisfastsætte manglende prisfelter til 0 kr. ikke afskar ordregiver fra at afvise et tilbud med ekstremt lave angivelser. En ikke-udfyldt pris kan håndteres som forbehold, men det ændrer ikke ved adgangen til at afvise et tilbud, der reelt er uigennemsigtigt eller illusorisk prissat.
Praktiske læringspunkter
Kendelsen tydeliggør, at ordregiver bør sikre sammenhæng mellem evalueringsmodel og forventet vederlagsmodel, så den evaluerede pris afspejler kontraktens realistiske omkostninger. Samtidig skal tilbudsgivere kunne dokumentere forudsætningerne for lave priser med konkrete og driftmæssigt holdbare forklaringer.
For at mindske risiko for urealistiske tilbud i timeprisbaserede modeller kan ordregiver overveje følgende tiltag:
- Vægte bestemte medarbejderkategorier højere og kræve konsistens i prishierarkiet.
- Udelade kategorier fra evalueringen, hvis de ikke forventes anvendt af tilbudsgiver.
- Fastlægge prisintervaller eller tydelige spilleregler for relative prisrelationer.
- Skærpe krav til dokumentation for bemanding og kompetencer.
Kendelsen illustrerer endelig, at lav pris alene ikke er ulovlig, men at den skal kunne forklares og afspejle en gennemførlig kontraktopfyldelse. Uden en sådan realitetsforankring kan ordregiver lovligt afvise tilbuddet som unormalt lavt.
Læs kendelsen hos Klagenævnet for Udbud: Damgaard Rådgivende Ingeniører ApS mod Sønderborg Varme A/S.
