Selskaber skal identificere, dokumentere og registrere deres reelle ejere for at sikre gennemsigtighed i ejer- og kontrolforhold. Oplysningerne skal være korrekte og aktuelle, og manglende efterlevelse kan føre til tvangsopløsning. Reglerne er forankret i selskabsloven og udspringer af EU-krav, som skal modvirke skjult ejerskab og styrke hvidvaskforebyggelse. Nye selskaber kan ikke registreres uden samtidige oplysninger om legale og reelle ejere, og eksisterende selskaber skal opdatere ved ændringer. Læs nærmere hos Erhvervsstyrelsen om registrering af reelle ejere her.
Indhentning og opbevaring af oplysninger
Selskabet skal indhente tilstrækkelige oplysninger til at identificere de reelle ejere og deres rettigheder, herunder direkte og indirekte ejerskab gennem andre enheder. Pligten indebærer, at virksomheden gør, hvad den ved eller burde vide, og sikrer, at data holdes opdaterede ved ændringer.
Dokumentation for identitet og rettigheder skal opbevares i fem år efter ophør af det reelle ejerskab. Ejerkæder og kontrolforhold skal kunne forklares og underbygges, eksempelvis via korrespondance med juridiske personer i ejerkæden. Hvis reelle ejere ikke kan identificeres, skal dette også dokumenteres.
Registrering, opdatering og årlig kontrol
Oplysninger om reelle ejere skal registreres i Erhvervsstyrelsens it-system uden unødig forsinkelse, når selskabet bliver bekendt med forholdet. Derudover skal selskabet mindst én gang årligt undersøge, om oplysningerne stadig er korrekte, og fremlægge resultatet på den ordinære generalforsamling.
Hyppigere opdateringer kan være påkrævet, hvis ejerkredsen ændres ofte. Konstateres ændringer, skal registreringen tilpasses straks, så oplysningerne forbliver nøjagtige og aktuelle.
Erhvervsstyrelsen kan sende et selskab til tvangsopløsning ved væsentlige mangler. Det sker typisk først efter påkrav, men følgende forhold kan udløse indgreb:
- Ingen registrering af reelle ejere.
- Mangelfuld registrering, fx udeladte ejere eller forkerte identitetsoplysninger.
- Manglende opbevaring af dokumentation.
- Mangelfuld dokumentation for de registrerede oplysninger.
Videregivelse og samspil med hvidvaskregler
Selskabet skal videregive oplysninger om legale og reelle ejere til virksomheder, der er omfattet af hvidvaskloven og udfører kundekendskabsprocedurer, herunder banker, advokater og revisorer. Uden disse oplysninger kan KYC-processer ikke gennemføres.
Både legale og bagvedliggende ejere har forsyningspligt og skal udlevere relevante identifikations- og ejeroplysninger, når selskabet anmoder herom. Pligten understøtter selskabets mulighed for at efterleve registrerings-, dokumentations- og opdateringskrav.
