Oplysningspligt ved digital overvågning
Mange ledere er usikre på, hvordan de skal informere medarbejdere om digital overvågning. Efter GDPR gælder en pligt til at give klare og forståelige oplysninger, når arbejdsgiveren behandler medarbejderdata, herunder ved brug af kontrolforanstaltninger som logning, e-mailadgang, adgangskort og GPS. Mangelfuld information indebærer både compliance-risiko og kan undergrave tillid på arbejdspladsen.
Oplysningspligten bygger på gennemsigtighedsprincippet og GDPR artiklerne 13 og 14. Informationen skal som udgangspunkt gives før overvågningen igangsættes og være let tilgængelig. Ud over informationskravet skal selve foranstaltningen også være lovlig, have et gyldigt behandlingsgrundlag (fx legitime interesser) og være nødvendig og proportional. Denne artikel fokuserer på, hvad og hvordan der skal informeres.
Krav til indhold og form
Informationen skal gives aktivt til medarbejderne. Det er ikke tilstrækkeligt kun at placere teksten på intranet eller nøjes med mundtlig orientering. En hensigtsmæssig løsning er en skriftlig persondatapolitik eller et særskilt bilag til ansættelseskontrakten, der samlet beskriver kontrolforanstaltningerne.
Teksten skal være konkret og tilpasset de faktiske foranstaltninger på arbejdspladsen. Generiske standardformuleringer er utilstrækkelige, og praksis forudsætter tydelighed om formål, omfang og datakategorier.
Som minimum bør oplysningsteksten tydeligt beskrive:
- Hvilke kontrolforanstaltninger der anvendes.
- Formål, behandlingsgrundlag og omfang af overvågningen.
- Hvilke kategorier af personoplysninger der behandles, herunder om der indgår lokalitets- eller følsomme oplysninger.
- Opbevaringsperioder og de kriterier, der fastsætter dem.
- Hvem oplysningerne kan videregives til, og i hvilke situationer.
- Medarbejderens rettigheder efter GDPR, herunder indsigt og indsigelse.
- Hvordan sletning håndteres samt kontaktoplysninger og klagevejledning.
Indholdet bør løbende gennemgås og opdateres, når foranstaltninger ændres eller nye systemer tages i brug. Sørg for, at beskrevne praksisser afspejler den faktiske drift.
Særlige forhold ved tv-overvågning
Tv-overvågning udløser særlige krav, herunder tydelig skiltning og begrænsede opbevaringsfrister for billedmateriale. Oplysninger om placering, formål og opbevaring bør fremgå eksplicit og være lette for medarbejdere at finde.
Arbejdsgivere bør dokumentere vurderinger, beslutninger og information i overensstemmelse med ansvarlighedsprincippet. Etabler interne procedurer for løbende kontrol af, at medarbejderne faktisk modtager informationen, og at praksis er i overensstemmelse med den beskrevne politik.
