Selv en materielt velbegrundet afskedigelse kan kuldsejle i Tyskland, hvis formalia ikke er i orden. Tre forhold er afgørende: et korrekt udformet opsigelsesbrev, gyldig underskrift og levering, der kan dokumenteres inden fristens udløb.
Opsigelsesbrev
Hold opsigelsesbrevet kort og entydigt. Brevet skal klart udtrykke arbejdsgiverens opsigelsesvilje og – af hensyn til klarhed – angive den præcise ophørsdato. Ifølge praksis fra Bundesarbeitsgericht vil en fejlberegnet dato normalt ikke ugyldiggøre opsigelsen, men datoen omfortolkes. Medtag desuden en henvisning til medarbejderens pligt efter SGB III til at melde sig som arbejdssøgende og arbejdsløs.
En begrundelse er som udgangspunkt ikke påkrævet, medmindre særlovgivning kræver det, eksempelvis ved gravide efter MuSchG § 17 stk. 2. Ved driftsmæssige opsigelser kan en kort begrundelse styrke accept og forebygge tvist, mens begrundelse bør undlades ved adfærdsbaserede sager.
Underskrift og bemyndigelse
BGB § 623 kræver original, egenhændig underskrift; e-mail, fax og beskedtjenester opfylder ikke skriftlighedskravet. Underskrift bør ske af lovligt tegningsberettigede, fx direktøren i en GmbH, bestyrelsen i en AG eller en registreret prokurist, i overensstemmelse med regler om enkelt- eller fællesrepræsentation.
Er underskriveren ikke tegningsberettiget, skal der vedlægges originalfuldmagt. Uden kendskab til bemyndigelsen kan medarbejderen afvise efter BGB § 174, hvilket kan gøre opsigelsen virkningsløs. For danske selskaber bør underskrift ske af de personer, der fremgår af CVR, eller der skal vedlægges fuldmagt.
Levering og frister
Opsigelsen får virkning ved modtagelse, og arbejdsgiveren skal kunne bevise, at den er kommet frem. Personlig overlevering med kvittering er sikrest; nægtes kvittering, bør et vidne bekræfte overleveringen. Alternativt kan brevet lægges i medarbejderens postkasse med detaljeret dokumentation, helst via bud, der kan beskrive forløbet.
Efter BGB § 130 anses modtagelse for sket, når brevet er i medarbejderens kontrolsfære, og vedkommende kan forvente post. Aflever tidligt på dagen for at undgå, at modtagelsen først regnes fra næste dag. Ferie eller fravær hos medarbejderen ændrer ikke modtagelsestidspunktet. Ved korte frister er præcis fristberegning og dokumentation afgørende for at undgå bevisproblemer.
