CSRD pålægger større virksomheder at etablere en struktureret dialog med medarbejderrepræsentanter om relevante bæredygtighedsoplysninger og metoder til at indhente og verificere data. I dansk ret er pligten forankret i selskabsloven § 118 a og bør indarbejdes i rapporteringsprocessen.
Retligt grundlag og indhold
På EU-niveau følger pligten af regnskabsdirektivets artikel 19a, der anerkender medarbejdere som centrale interessenter. Ledelsen skal på et passende niveau informere og drøfte emner, der har betydning for bæredygtighedsrapporteringen, herunder datakilder og kontrolspor.
Bestemmelsen er implementeret i dansk ret ved, at direktionen skal underrette medarbejderrepræsentanter og give mulighed for en drøftelse. Kravet er procesorienteret: Forpligtelsen anses opfyldt, når ledelsen reelt har tilbudt drøftelsen, uanset om parterne når til enighed.
Organisering af dialogen
Drøftelsen bør foregå med medarbejdernes ordinære repræsentanter. I virksomheder med samarbejdsudvalg kan dette være det naturlige forum. Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer omfattes ikke i sig selv, medmindre de også fungerer som de ordinære repræsentanter i dialogen.
Virksomheder uden samarbejdsudvalg bør tage udgangspunkt i reglerne om information og høring af lønmodtagere og anvende det eksisterende konsultationsforum. Hvis medarbejderrepræsentanterne ønsker at afgive en udtalelse efter mødet, skal den sendes skriftligt til en oplyst elektronisk adresse inden fire uger, hvorfor proceduren og kanalen bør tydeliggøres.
For at sikre effektiv efterlevelse bør ledelsen tidligt planlægge dialogens form, indhold og dokumentation som del af årshjulet for bæredygtighedsrapporteringen. Følgende tiltag kan hjælpe med at skabe en robust og sporbar proces:
- Fastlæg ansvar, deltagere og mandat for dialogen.
- Udpeg relevante temaer, datakilder og verificeringsmetoder.
- Etabler tidsplan, mødeform og kommunikationskanaler.
- Dokumentér drøftelser, konklusioner og eventuelle udtalelser.
