Datatilsynet har udtalt alvorlig kritik af en tandlægevirksomhed, der gentagne gange optog medarbejdersamtaler uden orientering. Tilsynet fandt, at optagelserne manglede lovligt behandlingsgrundlag og var i strid med gennemsigtighedsprincippet.
Retligt grundlag og gennemsigtighed
Virksomheden henviste til behovet for dokumentation i en potentiel retssag. Datatilsynet anerkendte, at legitime interesser efter GDPR art. 6, stk. 1, litra f, i visse tilfælde kan bære lydoptagelser. I denne sag forelå der imidlertid ingen konkrete indikationer på krav fra medarbejderen ved optagelsernes start.
Tilsynet lagde vægt på, at optagelserne begyndte længe før fratrædelsen og flere år før en retssag, og at sammenhængen derfor var for fjern. Endvidere blev medarbejderen ikke informeret, hvilket strider mod GDPR art. 5, stk. 1, litra a, der kræver klar og forudgående oplysning om behandlingen.
Praktiske implikationer
Afgørelsen skærper kravene til lydoptagelser i ansættelsesforhold og understreger behovet for dokumenteret nødvendighed, proportionalitet og transparens. Arbejdsgivere bør kun anvende skjulte optagelser i helt særlige tilfælde, hvor tungtvejende hensyn kan begrunde fravigelse.
For at reducere risikoen for brud på databeskyttelsesreglerne bør arbejdsgivere sikre følgende:
- Identificér et klart behandlingsgrundlag og gennemfør en interesseafvejning med konkrete indikationer.
- Giv tydelig forudgående information om optagelsernes formål, hjemmel, opbevaring og slettefrister.
- Vurder mindre indgribende alternativer og dokumentér proportionalitet, fx i en DPIA.
- Fastlæg interne politikker og træning for HR og ledere samt inddrag DPO.
