Advokatfirmaer, der udfører opgaver omfattet af hvidvaskloven, skal have en whistleblowerordning efter hvidvasklovens § 35. Ordningen skal muliggøre anonyme indberetninger via en særskilt, uafhængig og selvstændig kanal, som er adskilt fra den daglige ledelse. Kravene retter sig mod både indretningen af kanalen og den efterfølgende sagsbehandling.
Kerneskrav til whistleblowerkanalen
Kanalen skal være oprettet netop med henblik på indberetning af faktiske eller potentielle overtrædelser af hvidvaskreglerne. Uafhængighed indebærer, at modtagelsen ikke varetages af indehavere eller ledelsen, men af en udpeget funktion, fx en complianceansvarlig. Selvstændighed betyder, at indberetning kan ske uden om de almindelige systemer.
Anonymitet skal være reelt mulig, eksempelvis via en teknisk løsning uden sporing, eller fysisk via en postkasse placeret, så ansatte kan indlevere uden at blive identificeret. Adgangen til indberetningerne skal begrænses til de udpegede behandlere, og ordningen må indrettes, så den mindsker risiko for repressalier mod indberettere.
Undtagelser og etablering
Pligten gælder ikke for firmaer med højst fem ansatte. Ved opgørelsen tælles hoveder, uanset deltidsomfang, mens ejere ikke indgår. Når den sjette medarbejder ansættes, skal ordningen etableres inden tre måneder. Mindre firmaer kan henvise ansatte til Advokatsamfundets whistleblowerordning.
Har virksomheden allerede en ordning efter whistleblowerloven, kan den genbruges til hvidvaskformål, hvis kravene i hvidvaskloven opfyldes. Ordningen kan outsources, men ansvaret for lovmedholdelse ligger fortsat hos advokatfirmaet, herunder eventuelle databehandleraftaler og adgangskontroller.
Behandling, tavshed og beskyttelse
Advokatfirmaet skal følge op på indberetninger og skriftligt kunne dokumentere håndteringen, jf. § 35. Procedurer for modtagelse, vurdering og opfølgning bør være beskrevet i forretningsgangene. Ledelsen skal straks orienteres ved advarsler om hvidvask eller terrorfinansiering, herunder når oplysninger kommer fra whistleblowere, medarbejdere eller eksterne rådgivere.
Indberetning om overtrædelser af hvidvaskreglerne er ikke i strid med advokaters tavshedspligt. Aftaler med tavshedsklausuler skal undtage lovlige indberetninger til ordningen, Advokatsamfundet eller relevante myndigheder. For at kompensere for anonymitet bør medarbejdere opfordres til at indsende fyldestgørende beskrivelser og dokumentation, så sager kan afklares effektivt uden kontakt til indberetteren.
