Nye regler om registrering af køretøjer skærper kravene til, hvem der skal fremgå som bruger af firmabiler. Brugerbegrebet er udvidet, så enhver fysisk eller juridisk person, der ikke er registreret ejer, men har ret til at bruge køretøjet i 30 dage eller mere, skal registreres. Ændringerne følger af Skatteministeriets ændringsbekendtgørelse, som kan læses på Retsinformation: ændringsbekendtgørelsen findes her (retsinformation.dk), og den gældende registreringsbekendtgørelse her (retsinformation.dk).
Registrering af medarbejdere og gebyrer
Når en virksomhed stiller bil til rådighed, skal virksomheden registreres som primær ejer, og medarbejderen som sekundær bruger – men kun hvis bilen er forbeholdt den pågældende medarbejder. Er bilen ikke reserveret én bestemt person, kan registrering af sekundære brugere undlades.
Registreringer er i en overgangsperiode gebyrfri, hvorefter der pålægges et gebyr pr. registrering. Det skaber både øgede direkte omkostninger og en administrativ byrde for virksomheder med større bilflåder.
Hæftelsesrisiko og myndighedsformål
En væsentlig konsekvens er hæftelsesrisikoen for medarbejdere. Hvis den primære ejer undlader at betale periodiske afgifter, kan opkrævning rettes mod øvrige registrerede brugere. Sekundære brugere kan dermed komme i et uventet betalingsansvar ved arbejdsgiverens misligholdelse.
Reglernes formål er at lette myndighedernes identifikation af førere i sager om vanvidsbilisme og andre overtrædelser af færdselsloven. Skærpet sporbarhed af, hvem der faktisk har rådighed over et køretøj, skal understøtte håndhævelse og sanktionering.
Anbefalede tiltag for virksomheder
For at begrænse risiko og omkostninger bør virksomheder styrke deres interne styring og dokumentation af køretøjsbrug. Følgende tiltag kan overvejes:
- Kortlæg bilflåden og afklar, hvilke køretøjer der er forbeholdt navngivne medarbejdere.
- Etabler faste kriterier for, hvornår en medarbejder skal registreres som sekundær bruger, og hvornår registrering kan undlades.
- Implementér procedurer for rettidig registrering og afregistrering ved jobskifte, orlov og ændret brug.
- Overvåg opkrævninger af periodiske afgifter og udpeg ansvar for betaling og kontrol.
- Opdater firmabilpolitik og relevante ansættelsesklausuler om rådighed, egenbetaling og information om potentielt betalingsansvar.
Samlet set kræver de nye regler tydelig governance, korrekt registreringspraksis og skærpet opmærksomhed på medarbejderes hæftelseseksponering.
