Datatilsynet har udtalt alvorlig kritik af en tandlægevirksomhed for hemmelige lydoptagelser af en medarbejder over en længere periode. Optagelserne blev først gjort kendt for medarbejderen, da de senere blev brugt i en retssag. Tilsynet fandt, at virksomheden manglede et gyldigt behandlingsgrundlag, og at oplysningspligten ikke var iagttaget, hvilket udgjorde brud på gennemsigtighedsprincippet. Afgørelsen fremhæver, at virksomheder skal have klare juridiske hjemler og overholde reglerne om kontrolforanstaltninger, før der optages samtaler i ansættelsesforhold.
Retligt grundlag og gennemsigtighed
Efter GDPR må personoplysninger kun behandles, hvis der foreligger et lovligt grundlag, eksempelvis samtykke, opfyldelse af en kontrakt, retlig forpligtelse eller en tungtvejende legitim interesse med dokumenteret interesseafvejning. Ifølge Datatilsynet manglede tandlægevirksomheden sådan hjemmel, og optagelserne var derfor ulovlige.
Gennemsigtighedsprincippet og oplysningspligten kræver, at de berørte informeres om indsamlingens formål og rammer. Undtagelser kan i særlige tilfælde udskyde eller begrænse information, men de er snævre og kræver saglig begrundelse. I den konkrete sag forelå ingen legitim grund til at fravige oplysningspligten.
Konsekvenser og anbefalinger
Anvendelse af ulovlige optagelser i retssager afhjælper ikke bruddet på GDPR og kan udløse alvorlig kritik og yderligere foranstaltninger fra tilsynsmyndigheden. I ansættelsesforhold skal arbejdsgiver samtidig iagttage reglerne om kontrolforanstaltninger, som forudsætter sagligt formål, proportionalitet og forudgående information.
Før virksomheder iværksætter lydoptagelser, bør de som minimum sikre følgende tiltag:
- Fastlæg formål, nødvendighed og proportionalitet samt vurder mulige mindre indgribende alternativer.
- Udvælg og dokumentér behandlingsgrundlag, herunder interesseafvejning ved legitim interesse.
- Informér berørte medarbejdere klart og rettidigt om optagelsernes rammer og opbevaringsperioder.
- Etabler interne politikker, adgangsstyring og slettefrister, og auditér efterlevelsen løbende.
Læs Datatilsynets vejledning om optagelser og overvågning her og specifik vejledning om optagelse af telefonsamtaler her.
