Datatilsynets kritik og retslig ramme
Datatilsynet udtalte kritik af en arbejdsgiver, der orienterede hele arbejdspladsen om, at en medarbejder var afskediget på grund af samarbejdsvanskeligheder. Myndigheden fastslog, at sådan intern videregivelse sjældent er nødvendig, og at hensynet til den afskedigede typisk vejer tungere end arbejdsgiverens ønske om at imødegå rygter.
Efter GDPR kan interne meddelelser om fratrædelser i visse tilfælde baseres på legitim interesse, jf. art. 6, hvis kommunikationen er nødvendig og proportionel. I sagen lagde Datatilsynet vægt på, at orienteringen gik til en bred kreds og indeholdt detaljer om begrundelsen, hvilket oversteg, hvad der var nødvendigt. Dataminimering og formålsbegrænsning efter art. 5 taler for neutrale beskeder og en snæver modtagerkreds. En tidligere dom fra Østre Landsret under de gamle regler peger i samme retning om tilbageholdenhed med begrundelser.
Praktiske konsekvenser for HR og ledelse
Arbejdsgivere bør indrette interne kommunikationsflows, så private forhold beskyttes, og kun det nødvendige kommunikeres. I praksis vil en kort besked om, at en medarbejder fratræder, ofte være tilstrækkelig. Oplysning om årsager bør forbeholdes et begrænset behov og kun gives til personer med et arbejdsbetinget formål.
Følgende tiltag kan understøtte overholdelse:
- Afgræns modtagerkredsen til personer med et klart need to know.
- Minimer oplysninger og undgå detaljer om baggrunde for afskedigelser.
- Dokumentér interesseafvejning og valg af behandlingsgrundlag.
- Involver DPO eller dataansvarlig ved tvivl om kommunikationens indhold og rækkevidde.
