Manglende overholdelse af reglerne om indflytningssyn og indflytningsrapport kan afskære udlejer fra at kræve almindelig indvendig istandsættelse ved fraflytning, herunder maling og gulvbehandling. Reglerne gælder for udlejere, der på aftaletidspunktet udlejer to eller flere beboelseslejligheder, og omfatter også blandede lejemål. Erhvervslejemål indgår ikke i optællingen. Reglerne finder kun anvendelse for lejeaftaler indgået efter reformen og påvirker ikke ældre lejeforhold.
Retsligt udgangspunkt og konsekvenser
Formålet med indflytningssynet er at fastslå og dokumentere lejemålets stand ved overtagelsen. Denne dokumentation danner grundlag for afgrænsningen af lejers istandsættelsespligt ved fraflytning. Synet omfatter både indvendig vedligeholdelse (maling, hvidtning, tapetsering og gulvbehandling) og udvendig vedligeholdelse (bygningsdele og indretninger i det lejede).
Mangler, der konstateres ved synet, kan enten være forhold, som udlejer skal udbedre, eller forhold, som blot noteres, så lejer ikke senere hæfter for dem. Uden gyldigt syn og korrekt udleveret indflytningsrapport risikerer udlejer at miste retten til at gøre krav på almindelig istandsættelse gældende ved fraflytning.
Indkaldelse og afholdelse af indflytningssyn
Lejer skal indkaldes til synet. Loven fastsætter ingen formkrav eller udtrykkelig frist, men indkaldelsen skal ske med et varsel, der reelt giver lejer mulighed for at deltage; syv dage er som udgangspunkt tilstrækkeligt. Digital indkaldelse kan ske via mail eller anden anvendt kanal, men udlejer bærer risikoen for fremkomst og bør sikre bevis, fx ved læstkvittering eller efterfølgende fremsendelse med afleveringsattest.
Synet skal afholdes i umiddelbar tilknytning til indflytningen. Et syn flere måneder efter overtagelse er ikke gyldigt. Praktisk bør synet ske ved nøgleoverdragelsen for at undgå tvivl om skader opstået efter indflytning. Den konstaterede stand bør understøttes af fotodokumentation.
Indflytningsrapport og mangelliste
Udlejer skal udarbejde indflytningsrapporten på selve synet og udlevere en kopi til lejer med det samme. Der er ingen formkrav til layout, men indholdet skal være detaljeret og konkret. Et officielt eksempel findes på Retsinformation som bilag til en ministeriel vejledning (retsinformation.dk).
Rapporten bør angive, hvor der er nymalet, hvor gulve er behandlet, og – hvis lejemålet ikke er nyistandsat – tidspunktet for seneste indvendige vedligeholdelse. Oplysningerne er centrale ved en forholdsmæssig fordeling af maler- og gulvudgifter ved fraflytning. Vil lejer ikke kvittere for modtagelsen, eller møder lejer ikke op, skal udlejer dokumenterbart sende rapporten til lejer senest to uger efter synet, gerne med afleveringsattest eller verificerbar digital fremsendelse.
Lejer kan efter indflytning sende en fejl- og mangelliste for forhold, der ikke kunne konstateres ved synet. Fristen er to uger fra lejeforholdets begyndelse. Udlejer bør gennemgå og tage stilling til hvert punkt, indgå dialog ved uenighed og sikre dokumentation for sin position, da listen får betydning ved fastlæggelsen af eventuelle fraflytningskrav.
Som praktisk tjekliste kan følgende fremgangsmåde minimere risici:
- Indkald lejer med passende varsel og dokumentér fremkomst.
- Afhold syn ved nøgleoverdragelse og foretag fotodokumentation.
- Udarbejd og udlever en detaljeret indflytningsrapport på stedet.
- Fremsend rapporten rettidigt, hvis lejer ikke kvitterer.
- Håndter lejers mangelliste inden for fristerne og dokumentér uenigheder.
