Datatilsynet har opdateret vejledningen om databeskyttelse i ansættelsesforhold. Hovedlinjen er, at samtykke sjældent kan bære behandlingen i employment-sammenhæng, og at arbejdsgivere skal basere flere processer på andre retsgrundlag. Derudover præciseres rammerne for referenceudveksling, indhentelse af straffeattester og offentliggørelse af medarbejderfotos.
Samtykke og rekruttering
Vejledningen fastslår, at samtykke normalt ikke vil være frivilligt i ansættelsesforhold på grund af det indbyrdes afhængighedsforhold. Behandling i rekruttering og under ansættelsen bør derfor som udgangspunkt hvile på andre hjemler, typisk artikel 6, stk. 1, litra e, for offentlige arbejdsgivere og litra f for private, forudsat at nødvendighedskravet er opfyldt.
Arbejdsgivere skal samtidig sikre klar information til ansøgere og ansatte om formål, retsgrundlag og databehandlingens omfang. Transparens og proportionalitet er centrale: kun relevante oplysninger må indsamles, og behandlingen skal være nødvendig for de konkrete HR-formål.
Referencer og retsgrundlag
Databeskyttelsesreglerne finder altid anvendelse ved elektronisk udveksling af referencer. Mundtlige referencer er omfattet, hvis oplysningerne registreres eller knyttes til en personalesag. Indhentelse sker som udgangspunkt på artikel 6, stk. 1, litra e, for offentlige og litra f for private arbejdsgivere. Videregivelse kan tilsvarende baseres på interesseafvejning efter en konkret vurdering.
Følsomme oplysninger bør som udgangspunkt ikke indgå i referencer. Den ansættende arbejdsgiver bør forud informere ansøgeren om, at referencer indhentes, fra hvem og hvornår, så processen er forudsigelig. Den afgivende arbejdsgiver kan normalt lægge til grund, at ansøgeren er orienteret om henvendelsen.
Straffeattester og medarbejderfotos
Standardmæssig indhentelse af straffeattester er ikke i overensstemmelse med reglerne. Det kræver en konkret vurdering af saglighed og proportionalitet i den enkelte stilling, og indhentelsen bør først ske, når ansøgeren reelt er i betragtning. Løbende indhentelse under ansættelsen kan ske efter samme principper eller hvor loven udtrykkeligt kræver det, herunder for børneattester.
Offentliggørelse af medarbejderfotos kan ske på artikel 6, stk. 1, litra e eller f, når det er nødvendigt for stillingen. I andre tilfælde forudsætter offentliggørelse typisk et gyldigt samtykke. Omkostningstunge videoer, eksempelvis markedsføringsmateriale, bør ikke baseres på samtykke. Derimod kan navn, stilling, kontaktoplysninger og faglige produkter offentliggøres på interesseafvejning.
Arbejdsgivere bør gennemgå politikker, processer og informationstekster, så behandlingsgrundlag, dokumentation og praksis er i tråd med den reviderede vejledning.
