Arbejdsgivere omfattet af whistleblowerloven skal kunne dokumentere, at der er etableret en intern whistleblowerordning, at en enhed er udpeget, og at procedurerne er implementeret og gjort tilgængelige. Kravene omfatter både skriftlig dokumentation og oplysningspligt over for de personer, der kan indberette. Manglende efterlevelse kan udløse bødestraf. En klar whistleblowerpolitik er det centrale bevis for, at ordningen er sat op og fungerer i praksis.
Whistleblowerpolitikens indhold
Whistleblowerpolitikken bør være let tilgængelig for målgruppen og præcist beskrive rammerne for ordningen, så virksomheden kan dokumentere compliance. Politikken bør som minimum adressere følgende forhold:
- Hvem der kan bruge ordningen, og hvilke forhold der kan indberettes.
- Hvordan indberetning sker til den interne kanal, og hvordan sager håndteres.
- Beskyttelse efter loven, herunder anonymitet, fortrolighed og eventuel videregivelse, samt adgang til eksterne indberetningsmuligheder.
Politikken og adgangen til indberetningskanalen skal placeres synligt for de omfattet. For medarbejderordninger er intranettet ofte egnet, suppleret af henvisning i personalehåndbogen og vedlæggelse til nye ansættelsesaftaler. Omfatter ordningen også eksterne interessenter, bør materialet være tilgængeligt via virksomhedens hjemmeside.
Effektiv implementering og awareness
Ud over at etablere ordningen skal arbejdsgiveren dokumentere, at ordningen er stillet effektivt til rådighed. Det indebærer løbende awareness-indsatser, der sikrer, at nuværende medarbejdere kender formålet, kanalen og sagsforløbet, samt at der foreligger spor af kommunikationen.
Nye medarbejdere skal introduceres på samme niveau, og virksomheden bør regelmæssigt evaluere, om ordningen fungerer efter hensigten, herunder tilgængelighed, fortrolighed og beskyttelse mod repressalier. En risikobaseret opfølgning styrker både retssikkerhed og efterlevelse.
