E-mail og e-Boks er som udgangspunkt gyldige kommunikationsformer mellem udlejer og lejer. Ordningen gælder for lejeaftaler indgået fra 1. januar 2018. For aftaler før denne dato blev digital kommunikation først udgangspunkt fra 1. januar 2019, og udlejer skal give meddelelse herom, hvis parterne ikke tidligere har brugt digitale kanaler. Har parterne før 2018 faktisk korresponderet digitalt uden udtrykkelig aftale, kan der foreligge en stiltiende aftale, som gør formen gyldig.
Fravalg og praktiske forudsætninger
Begge parter kan med en måneds varsel kræve, at al fremtidig kommunikation sker som fysisk post. Er lejer fritaget for Digital Post, gælder undtagelsen også i lejeforholdet, mod dokumentation og først fra meddelelsen er givet til udlejer.
Parterne bør angive de e-mailadresser, der anvendes til kommunikationen, helst i lejekontrakten, og straks orientere om ændringer. Ellers risikeres uklarhed om, hvor der kan sendes med frigørende virkning.
Hvad kan sendes digitalt – og hvad skal på papir
Følgende meddelelser kan som udgangspunkt lovligt sendes digitalt:
- Lejevarslinger, herunder skatter og afgifter
- Lejestigninger efter nettoprisindekset
- Forbrugsregnskaber
- Påmindelser og løbende korrespondance
- Fraflytningsopgørelser
- Øvrige rent informative meddelelser
Visse meddelelser skal fortsat sendes som fysisk brev. Det gælder bl.a. efter lejelovens regler, se lejelovens § 13, stk. 2.
- Udlejers opsigelse af lejemålet
- Lejers indsigelse mod udlejers opsigelse
- Udlejers påkrav ved manglende betaling
Levering, spam og bevis
Modtages returmeddelelser eller konstateres, at en e-mailadresse ikke virker, skal udlejer forsøge at genetablere den digitale kontakt og indtil da anvende fysisk post. E-mails, der ender i spam, anses som udgangspunkt for at være kommet frem.
Afsender bærer forsendelsesrisikoen og bevisbyrden for, at meddelelsen er kommet frem. Har parterne tidligere udvekslet e-mails uden fejllevering, taler en formodning for fremkomst. Klare aftaler og løbende opdatering af kontaktoplysninger mindsker risikoen for tvister.
