Nye krav til registrering af arbejdstid
Folketinget har vedtaget ændringer til arbejdstidsloven, som pålægger alle arbejdsgivere at indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, der måler hver medarbejders daglige arbejdstid fra 1. juli 2024. Systemvalget er frit, så længe kravene overholdes; både digitale løsninger og papirbaserede timesedler kan anvendes.
Reglerne angår den samlede daglige arbejdstid, ikke tidspunktet på dagen. Medarbejdere skal løbende have adgang til egne registreringer, og arbejdsgiver skal opbevare oplysningerne i fem år efter den referenceperiode, der bruges ved beregning af gennemsnitlig ugentlig arbejdstid. Ændringen udspringer af EU-Domstolens praksis i den såkaldte Deutsche Bank-sag, der præciserer forpligtelser efter arbejdstidsdirektivet.
Undtagelser og individuel vurdering
Loven åbner for undtagelse af medarbejdere, som reelt selv fastlægger deres arbejdstid, eller hvor tiden hverken måles eller fastlægges på forhånd. Det vil typisk kunne omfatte visse ledelsesfunktioner og andre stillinger med betydelig autonomi.
Undtagelse kræver en konkret og individuel vurdering af det enkelte ansættelsesforhold. En generel kategorisering i personalepolitikken er ikke tilstrækkelig; arbejdsgiver bør dokumentere kriterier og begrundelser for hver undtagelse.
Interesseret i forvaltningsret? Deltag i Forvaltningskonferencen 2026
Læs mere her →Databeskyttelse og praktiske skridt
Tidsregistrering medfører behandling af personoplysninger. Arbejdsgivere skal sikre et gyldigt behandlingsgrundlag, opfylde oplysningspligten, begrænse datamængden og etablere passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Registreringer bør kun opbevares så længe nødvendigt og herefter slettes forsvarligt.
Derudover bør processer og dokumentation ajourføres, herunder fortegnelsen over behandlingsaktiviteter, relevante interne retningslinjer og eventuelle databehandleraftaler ved brug af eksterne systemleverandører.
For at sikre rettidig efterlevelse kan følgende skridt gennemføres:
- Udvælg og design et tidsregistreringssystem, der opfylder kravene om objektivitet, pålidelighed og tilgængelighed.
- Udarbejd og implementér en klar politik for arbejdstidsregistrering med medarbejderadgang og kontrolprocedurer.
- Opdater GDPR-dokumentation, inkl. oplysningspligt, behandlingsgrundlag og slettefrister.
- Træn ledere og medarbejdere i korrekt brug af systemet og håndtering af undtagelser.
