Folketinget har vedtaget regler, der pålægger arbejdsgivere at indføre et objektivt og pålideligt system til registrering af medarbejderes daglige arbejdstid. Kravet gælder fra 1. juli 2024 og skal understøtte kontrol med hviletid og arbejdstidsbegrænsninger. Der er ikke sket ændringer siden fremsættelsen, men ministeren har præciseret, at daglig arbejdstid kan forhåndsudfyldes, så medarbejderen kun registrerer afvigelser fra skemaet. Systemet behøver ikke angive det konkrete tidsrum for arbejdet.
Krav til registreringssystemet
Systemet skal give medarbejderen adgang til egne data og opbevare registreringerne i fem år efter referenceperiodens udløb. Arbejdsgiveren har metodefrihed og kan anvende eller tilpasse eksisterende løsninger, så længe de opfylder kravene om objektivitet, pålidelighed og tilgængelighed.
Selv om loven ikke kræver angivelse af start- og sluttidspunkter eller pauser, kan sådanne felter være hensigtsmæssige for at dokumentere overholdelse af hviletidsreglerne og skabe et robust kontrolspor ved tilsyn eller tvister.
Undtagelser og relation til løn
Visse medarbejdere kan undtages efter en konkret, individuel vurdering. Anvendelsesområdet er snævert og kan ikke fastlægges for hele personalegrupper. Arbejdsgivere bør derfor foretage en dokumenteret vurdering af funktionsindhold, arbejdstilrettelæggelse og reel autonomi.
Loven ændrer ikke på retten til løn eller honorering af overarbejde. Vederlag følger fortsat af ansættelseskontrakter og kollektive overenskomster, uanset antallet af registrerede timer i systemet.
Interesseret i forvaltningsret? Deltag i Forvaltningskonferencen 2026
Læs mere her →Praktiske anbefalinger
Virksomheder bør gennemgå nuværende tidsregistrering, politikker om arbejdstid samt databeskyttelsesforhold, herunder adgangsrettigheder, opbevaringsperioder og dataminimering. Klar kommunikation og instruktion til ledere og medarbejdere er afgørende for korrekt anvendelse.
Det er væsentligt at etablere procedurer for kontrol og løbende kvalitetssikring, fastlægge roller og ansvar samt sikre, at registreringerne arkiveres korrekt i hele den krævede periode. Overvej endvidere, om registrering af start og slut kan forbedre dokumentationen af hviletid.
