Nyt lovkrav og formål
Alle danske arbejdsgivere skal fra 1. juli 2024 anvende et objektivt og tilgængeligt system til registrering af faktisk arbejdstid. Kravet udspringer af EU’s arbejdstidsdirektiv og EU-Domstolens praksis og skal sikre overholdelse af blandt andet 48-timersreglen (gennemsnit over en referenceperiode) og 11 timers daglig hvile.
Formålet er både retsbeskyttelse og sundhed: korrekt hviletid, balance i arbejdsbyrden og mulighed for effektiv myndighedskontrol. Tidsregistrering giver samtidig arbejdsgiver og medarbejder dokumentation ved tvister om arbejdstid, overarbejde og kompensation.
Implementering og datakrav
Lovgivningen angiver ikke en bestemt teknologi, men systemet skal være objektivt, tilgængeligt og pålideligt. I praksis bør løsningen kunne udstille data for den enkelte medarbejder, understøtte revision og opbevare oplysninger i en længere periode. Manuelle lister er sjældent hensigtsmæssige, fordi adgang, kvalitet og bevaring er vanskelige at sikre.
Virksomheder bør fastlægge en klar politik, der beskriver hvad, hvordan og hvornår registrering sker, herunder om rejsetid, pauser og remote-arbejde medregnes. Integrér tidsdata i HR- og lønprocesser, og uddan ledere og medarbejdere i ensartet brug. Da registrering indebærer behandling af personoplysninger, skal GDPR efterleves: identificér behandlingsgrundlag, minimér data, fastsæt opbevaringsfrister, implementér passende sikkerhed og adgangsstyring, og indgå databehandleraftaler ved brug af eksterne leverandører.
Undtagelsen for selvtilrettelæggere og ledelsesværktøj
Medarbejdere, hvis arbejdstid ikke kan fastsættes på forhånd, og som reelt tilrettelægger arbejdet selv eller udøver ledelsesbeføjelser, kan være undtaget. Begrebet fortolkes snævert, og vurderingen er konkret. Undtagelser kan ikke fastlægges på generelt stillingsniveau; de skal være dokumenteret og angivet i ansættelseskontrakten.
Aktuel praksis, herunder faglig voldgift, viser en restriktiv tilgang. Arbejdsgivere bør derfor være tilbageholdende med undtagelser og i stedet bruge tidsdata til at monitorere belastning, forebygge overtrædelser og optimere planlægning. Tidsregistrering kan dermed fungere som et ledelsesværktøj og styrke virksomhedens sociale ansvar i ESG-perspektivet, selv uden særskilt rapporteringspligt.
For at omsætte kravene til drift anbefales følgende prioriteter:
- Udarbejd og implementér en tydelig tidsregistreringspolitik, inkl. praktiske retningslinjer og kontrolspor.
- Foretag en konkret vurdering af selvtilrettelæggere, dokumentér undtagelser og opdater kontrakter ved behov.
- Brug tidsdata aktivt til compliance, bemandingsplanlægning og tidlig indsats ved ubalancer.
