Fra 1. juli 2024 skal arbejdsgivere anvende et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af medarbejderes daglige arbejdstid. Formålet er at kunne dokumentere overholdelse af den maksimale ugentlige arbejdstid på 48 timer og give medarbejdere indsigt i egne registreringer.
Krav til registrering
Systemet bør muliggøre entydig tidsregistrering, sporbarhed og eksport af data samt sikre, at medarbejdere nemt kan tilgå deres egne oplysninger. Klare interne politikker og instrukser om hvordan, hvor og hvornår der registreres, er nødvendige for ensartet praksis og korrekt dokumentation.
Virksomheder bør desuden afklare, om visse ansatte kan klassificeres som selvtilrettelæggere. En sådan undtagelse kræver en tydelig kontraktklausul, og ansvarsfordelingen bør fremgå af jobprofiler og ansættelseskontrakter.
GDPR og implementering
Tidsdata er personoplysninger. Arbejdsgiver skal derfor fastlægge behandlingsgrundlag, informere medarbejdere, begrænse datamængden og fastsætte slettefrister. Adgangskontrol, logning og passende opbevaringsperioder er centrale for databeskyttelse og efterlevelse.
Ved brug af leverandører skal der indgås databehandleraftaler. En risikovurdering – og ved høj risiko en konsekvensanalyse – kan være påkrævet. Praktisk implementering bør understøttes af træning, løbende kontrol og ajourføring af fortegnelser, så virksomheden kan dokumentere compliance og undgå sanktioner.
