Nye pligter for arbejdsgivere
Fra 1. juli 2024 skal alle ansatte registrere deres daglige arbejdstid. Kravet skal sikre efterlevelse af EU’s regler om hviletid, ferie og en øvre grænse for ugentlig arbejdstid, jf. EU’s arbejdstidsdirektiv (link). Arbejdsgiver kan ikke fritage enkeltpersoner; ansvaret for implementering og kontrol ligger hos virksomheden.
Pligten gælder bredt, men undtagelser kan forekomme for selvtilrettelæggere. Disse undtagelser skal fortolkes snævert og beror på en konkret vurdering.
Systemkrav og databeskyttelse
Virksomheden skal have et tidsregistreringssystem, der er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Der er metodefrihed, og registrering kan ske analogt eller digitalt. Det er selve arbejdstiden, der registreres – ikke pauser – og både plus- og minusafvigelser skal fremgå.
Registreringerne skal opbevares i fem år. Den enkelte medarbejder skal have adgang til egne data, men ikke til kollegaers. Disse krav forudsætter klare adgangsrettigheder, slettepolitikker og dokumenteret kontrol med databehandlingen.
Virksomheder bør fastlægge en praksis for, hvad der registreres, og hvor ofte det sker. Følgende centrale valg bør beskrives i en skriftlig politik og forankres i personalehåndbog eller ansættelseskontrakt:
- Praktisk registreringsmetode og ansvar i hverdagen.
- Hyppighed: daglig registrering eller ugentlig indrapportering.
- Detaljeniveau: normal tid, flextid, overarbejde, rejsetid, kurser og rådighedsvagter.
- Konsekvenser ved manglende registrering og ledelsesmæssig opfølgning.
Undtagelser og næste skridt
Undtagelser kan omfatte ansatte, hvis arbejdstid ikke kan fastlægges på forhånd, samt medarbejdere med reel mulighed for selv at tilrettelægge tiden, herunder visse ledere og specialister. Overenskomster kan i særlige tilfælde fravige reglerne.
Arbejdsgivere bør gennemføre systemvalg, interne procedurer, træning og informationsmateriale i god tid samt sikre, at registreringspraksis understøtter både arbejdsmiljø og databeskyttelse.
